Uppsetning á Outlook

1. Þegar Outlook er opnað í fyrsta sinn þá þarf að skrá sig inn með HÍ netfangi og lykilorði.
2. Nú koma skilaboð um að uppsetningu sé lokið. Gott er að fjarlægja hakið úr "Setja Outlook Mobile líka upp í símanum" (Set up Outlook Mobile on my phone too) og smella svo á "Lokið" (OK):
3. Nú ætti pósturinn að vera uppsettur í Outlook. Ef um stórt pósthólf er að ræða getur tekið einhverjar mínútur fyrir póstinn að hlaðast niður

Sjálfkrafa hleður Outlook aðeins seinustu 12 mánuðum niður á vélina. Ef hlaða á póst lengra aftur í tímann þá skal fylgja skrefunum hér að neðan.

1. Smellið á "Skrá" (File) efst í vinstra horninu. Veljið þar "Reikningstillingar" (Account settings) og þar undir "Reikningstillingar" (Account settings):
2. Veljið rétt netfang og smellið á „Breyta“ (Change):
3. Færið sleðann alla leið til hægri ef þið viljið fá allan póst á vélina. Smellið svo á „Áfram“ (Next) og loks á „Lokið“ (Finish):

Gott er að kíkja á leiðbeiningar fyrir ýmsar stillingar.

UTS mælir með því að notendur notist við Outlook fyrir MacOS og hér eru leiðbeiningar hvernig HÍ pósturinn er settur upp í Outlook:

Ef þú ert að opna Outlook í fyrsta skipti farðu þá beint í skref 4.

1. Opnið Outlook. Smellið á Outlook á valstikunni og síðan „settings":
2. Smellið á „Accounts":
3. Smellið á + í vinstra horninu og „Add an account" af fellilistanum:
4. Þá birtist innskráningarglugginn. Sláið inn HÍ-netfangið ykkar og smellið á „Continue". þið gætið verið beðin um lykilorð:
5. Samþykkið notkunarskilmálana:
6. Núna er Office búið að setja upp reikninginn og mun bjóða upp á að bæta við öðrum reikningi eða halda áfram að stilla útlitið:
7. Næst koma stillingaratriði fyrir útlitið á Outlook:
8. Hafnið eða leyfið sjálfvirkar tilkynningar:

Þá ætti pósturinn að vera uppsettur í Outlook. Ef um mikinn póst er að ræða getur tekið smá stund fyrir allan póstinn að birtast.

UTS mælir með því að notendur notist við Outlook fyrir MacOS. Hér eru leiðbeiningar hvernig HÍ pósturinn er settur upp í Mail. Til þess að hafa sem mesta yfirsýn yfir innhólfin í Mail bætum við reikningum við í System Preferences fyrir macOS 12 og eldri, og System Settings fyrir Ventura.

1. Fyrir macOS Ventura er opnað System Settings→Internet Accounts og svo smellt á „Add account". Svo er valið „Microsoft Exchange":
   Fyrir macOS 12 Monterey og eldri er opnað "System Preferences"→"Internet accounts". Þá opnast nýr gluggi og þar er valið „Microsoft Exchange":
2. Gefið innhólfinu nafn og sláið inn netfangið:
3. Sláið inn lykilorðið og smellið á „Sign in".
4. Núna setur macOS upp innhólfið og býður upp á að samkeyra upplýsingar með póstþjóninum. Við mælum með að velja bara Mail. Önnur atriði sem boðið er uppá virka ekki í macOS og geta oft valdið því að Mail hættir að sækja tölvupósta.
5. Nú er búið að tengja Outlook og Mail saman og ætti pósturinn að koma smám saman inn, þar sem Mail byrjar að hlaða niður tölvupóstum. Þetta getur tekið mislangan tíma, allt eftir því hversu marga  pósta forritið þarf að hlaða niður.

Þegar þetta er skrifað þá styður Microsoft ekki við Mail í MacOS 10.13 eða yngra.

1. Náið í Microsoft Outlook í gegnum App Store og opnið forritið.
2. Sláið inn netfangið og smellið á „Add Account":
3. Næst biður Outlook um að auðkenna með Authenticator. Þeir sem nota SMS og fá ekki þetta skref:
4. Nú er lykilorðið slegið inn (sama og í Uglu) og síðan er smellt á „Sign in“:
5. Nú er beðið um am auðkenna með Tveggja þátta auðkenningu:
6. Hér er hægt að bæta við öðru persónulegu/vinnu netfangi:
7. Nú er pósturinn tilbúinn. Outlook mun spyrja hvort kveikja eigi á tilkynningum:

1. Opnið „Settings“ í tækinu og veljið "Mail":
2. Veljið nú „Accounts“:
3. Veljið „Add Account“:
4. Veljið „Microsoft Exchange“:
5. Sláið inn netfang og gefið pósthólfinu nafn. Veljið svo „Next“:
6. Sláið inn lykilorðið og smellið svo á „Sign In“:
7. Næst biður Outlook um að auðkenna með Authenticator eða SMS. Hakið við „Don't ask again for 15 days":
8. Hér er valið hvaða hluti eru samstilltir við stýrikerfið. Við mælum að velja bara Mail. Önnur atriði sem eru boðin upp á virka ekki með iOS og geta oft valdið því að Mail hættir að sækja tölvupósta. Að lokum er smellt á „Save“.

Nú er aðgangurinn upsettur í Mail.

1. Náið í Outlook í gegnum Play Store og opnið það.
2. Skráið ykkur inn með HÍ netfangi og lykilorði (það sama og í Uglu).
3. Þá er pósturinn tilbúinn.

Ef það er beðið um póstþjón veljið þá "Microsoft Exchange".

Outlook er ekki í boði fyrir Linux og því mælum við með því að Linux notendur notist við öflugt vefviðmót á outlook.hi.is/

Sem annað val er hægt að setja upp póstforrit sem styður Microsoft Exchange staðalinn t.d. Evolution. Sá hugbúnaður talar ágætlega við Outlook og kosturinn við hann er að dagatalið samstillist sjálfkrafa vefdagatalinu.

Notendur geta einnig notast við IMAP stillingar en gallinn við það er að dagbók, tengiliðir ofl. fylgir ekki með. 

Hér að neðan eru leiðbeiningar um hvernig Evolution er sett upp í Linux:

1. Opnið terminal og setjið Evolution gegnum pakkastjóra viðkomandi Linux dreifingar
   • Í Ubuntu skrifið þið: sudo apt install evolution evolution-ews
   • Í Arch skrifið þið: sudo pacman -S evolution evolution-ews
2. Setjið upp Gnome Keyring með því að skrifa í terminal: sudo apt install gnome-keyring
3. Ræsið Evolution og smellið á „Next“:
4. Smellið á „Next“:
5. Skrifið fullt nafn og netfang. Takið af hakið í „Look up mail server details“ og smellið á „Next“:
6. Fyllið hér inn eftirfarandi og smellið svo á „Next“:
   • Server Type: Exchange web services
   • Username: þitt_notandanafn@hi.is
   • Host URL: https://outlook.office365.com/EWS/Exchange.asmx - þegar búið er að setja inn „Host URL“ þarf að klikka á „Fetch URL“ og velja OAuth2 í Athentication og haka við „Override Office365 OAuth2 settings“
7. Hakið við „Listen for server change notification“. Einnig gott að auka tíðnina á hversu oft er leitað að nýjum skilaboðum og leita að skilaboðum í öllum möppum. Smellið svo á „Next“:
8. Hér getið þið sett inn nafn á póstinn. Í þessu tilviki skrifum við „Háskólapóstur“ en þú getur skrifað það sem þér finnst lýsa best þessu pósthólfi:
9. Smelltu nú á „Apply“:
10. Ef pósthólfið birtist ekki núna gæti þurft að endurræsa vélina.

ATH að hugbúnaður sem notast við IMAP stillingu getur einungis fengið aðgang að tölvupóstinum. Ekki fæst aðgangur að dagbók, tengiliðum, verkefnum ofl. í gegnum IMAP.

Við mælum því ávallt með því að notendur noti Outlook hugbúnaðinn þar sem hann inniheldur mikið af möguleikum sem tengja allan hugbúnað Microsoft 365 (Office) saman, eins og aðgang að dagbók, tengiliðum, að búa til hópa, deila skjölum og bóka fundarherbergi allt á sama staðnum. En í einhverjum tilvikum kjósa notendur að setja póstinn upp með IMAP stillingum. Hér eru tæknilegar upplýsingar fyrir þá notendur:

Veljið ávallt IMAP uppsetningu - Við mælum eindregið með því að fólk haldi sig frá POP uppsetningum.

• Incoming
  • IMAP
  • Server hostname: outlook.office365.com
  • Port: 993
  • SSL: SSL/TLS
  • Authentication: oauth2
• Outgoing
  • SMTP
  • Server hostname: smtp.office365.com
  • Port: 587
  • SSL: STARTTLS
  • Authentication: oauth2
• Username
  • Incoming: þitt netfang (með @hi.is)
  • Outgoing: þitt netfang (með @hi.is)

Thunderbird skortir Exchange stuðning þannig að stilla þarf Thunderbird með IMAP stillingu. Með IMAP fæst einungis aðgangur að tölvupóstinum en ekki aðgangur að dagbók, tengiliðum eða verkefnum (tasks).

Thunderbird styður Microsoft Exhange í gegnum "beta" fyrir útgáfu 128 en stuðningurinn er en í vinnslu og því ekki mælt með að nota hann.

Við mælum því ávallt með því að notendur noti Outlook hugbúnaðinn þar sem hann inniheldur mikið af möguleikum sem tengja allan hugbúnað Microsoft 365 (Office) saman, eins og aðgang að dagbók, tengiliðum, að búa til hópa, deila skjölum og bóka fundarherbergi allt á sama staðnum. En sumir velja að notast við annan hugbúnað og hér eru leiðbeiningar hvernig þið setjið HÍ póstinn upp í Thunderbird.

1. Opnið Thunderbird. Þegar hann opnast í fyrsta skipti þá er beðið um að setja upp pósthólf. Setjið inn nafn, netfang og lykilorð og smellið á „Continue“:
2. Thunderbird sækir stillingar á þjónana okkar. En við þurfum að laga stillingarnar aðeins til. Smellið hér neðst á „Configure manually“:
3. Athugið að hér þarf að breyta nokkrum hlutum og mikilvægt að gera það rétt.
   • Incoming server
     • Protocol: IMAP
     • Hostname: outlook.office365.com
     • Port: 993
     • Connection security: SSL/TLS
     • Authentication: OAuth2
     • Username: þitt netfang
   • Outgoing server
     • Hostname: outlook.office365.com
     • Port: 587
     • SSL: STARTTLS
     • Authentication: OAuth2
     • Username: þitt netfang
4. Smellið svo á „Re-test“ þegar búið er að fylla rétt í alla reiti:
5. Smellið á „Done“:
   
6. Sláið inn lykilorð og smellið á „Sign in“:
7. Nú þarf að gefa Thunderbird aðgang að póstinum. Smellið hér á „Accept“:
8. Nú er pósturinn klár. Smelli á „Finish“:

Nú á pósturinn að vera uppsettur og eftir nokkrar sekúndur ætti HÍ pósturinn að sjást. Það gæti þó tekið einhvern tíma fyrir allar möppur og allan póst að birtast þarna undir ef um stór pósthólf er að ræða.