Fundarbókun í Outlook

1. Stofnið fund. Veljið „Nýr Fundur“ (New Meeting):
2. Nú opnast glugginn þar sem fundurinn er búinn til.
   • Titill (Title): Hér er fundinum gefinn titill.
   • Áskilið (Required): Hér er þeim bætt við sem eiga að mæta á fundinn.
   • Valfrjálst (Optional): Hér er þeim bætt við sem mega einnig mæta.
   • Staðsetning (Location): Hér er fundarherbergi bókað, Teams er sjálfvalið, hægt er að nota Room Finder til að leita að mögulegum staðsetningum og athuga hvort að herbergið sé upptekið.
   • Herbergjaleit (Room finder): Sjá skref 5.
3. Ef smellt er hnappana „Áskilið“ (Required) eða „Valfrjálst“ (Optional) þá er hægt að leita að fólki sem á að bjóða á fundinn:
4. Ef „Staðsetning“  (Location)  er valin þá er hægt að leita að fundarherbergjum til að halda fundinn:
5. Hægra megin við staðsetningu birtist „Herbergjaleit“ (Room Finder) þar sem hægt er að bóka fundarherbergi í leiðinni. Ef bygging og sætafjöldi er valin þá birtist listi yfir fundarherbergi sem eru laus á fundartíma:
6. Smellið á „Senda“ (Send) þegar bókunin er tilbúin. Þá fá allir þáttakendur póst með fundarboði sem þau geta svarað um hvort þeir komist eða ekki.
7. Þegar fundurinn er að byrja er send tilkynning um það. Hægt er að smella á „Taka þátt á netinu“ (Join Online).
8. Þá opnast Teams. Til að hefja þáttöku á fundinum er smellt á „Tengjast" (Join now):

1. Smellið á "Calendar" flipann og því næst "New Event":
2. Hér sést upphafsglugginn fyrir fundarboðun. Hér geta notendur sett inn Heiti á fundi, hverjum skal bjóða, dagsetningu og tímasetningu, staðsetningu (farið verður nánar í það í lið 5), hvenær skal minna á fund, hvort hann sé einnig á Teams og skilaboð sem sendast með fundarboði:
3. Til eru 2 aðferðir til að boða fólk á fund. Í „Add required people" er fólkið sem er mikilvægt að mæti á fundinn. Í „Add optional people" er fólk sem má einnig mæta:
4. Næst þarf að skrá dagsetningu og tímasetningu fundarins. Einnig er hægt að velja hvort fundur skuli vera endurtekin:
5. Til þess að bóka fundarherbergi er smellt á „Add a location". Þar er hægt að setja inn hvar fundurinn á að vera eða smellt á „Browse with Room Finder". Til að geta bókað fundarherbergi þurfa notendur að hafa réttindi til þess. Einnig er hægt að velja að hafa fundinn á Teams (eða bæði). Room Finder birtist og hægt er að finna herbergin sem hægt er að bóka. Það stendur einnig hvort fundarherbergið sé laust á þeim tíma sem valið hefur verið:
6. Hægt er að skrifa texta sem er sendur út með fundarboðinu:
7. Að lokum er smellt á „Save“ og boðið er sent út.

1. Veljið dagbókaríkonið neðst á skjánum til hægri:
2. Veljið „New Event":
3. Nú er hægt að fylla inn þær upplýsingar sem þörf er á. Til eru tveir flokkar af gestum „Required" og „Optional". Þeir sem eru valdir sem required verða að svara fundarboði, en ekki þeir sem eru optional. Hægt er að bóka fundarherbergi í „Location". Þegar búið er að fylla út er ýtt á hakið uppi í hægra horni:

• Veljið dagbókarmerkið neðst. Til að bæta við fundi er plúsinn niðri í hægra horninu valinn:
• Veljið titil fyrir fundinn. Bætið fólki á viðburðinn. Sláið inn dagsetningu og tímann.
• Ef fólkið er laust á þessum tíma ætti að koma grænt notandaíkon með haki en ef einhver er upptekinn kemur rautt notandaíkon með „x“.
• Sláið inn staðsetningu og fyllið í aðra reiti eftir þörfum. Einnig er hægt að sjá laus fundarherbergi og bóka þau undir staðsetningunni og miðar það við tímann sem var valinn.
• Þegar viðburðurinn er tilbúinn velur þú hakið uppi í hægra horninu til að vista:

1. Veljið dagatalið. Smellið á „Ný færsla“ (New) og „Viðburður“ (Event):
2. Gefið viðburðinum nafn. Setjið inn dagsetningu og tíma fyrir viðburðinn. hægt er að bæta við frekari lýsingu í stóra reitinn eða bætt við viðhengi fyrir neðan í „Hengja við“ (Attach).
3. Bætið við þáttakendum. Smellið á "Valfrjálst" (optional) ef bæta á við þáttakendum sem ekki er skilt að mæta.
4. Veljið staðsetningu (location). Hægt er að smella á "vafra með herbergjaleit" (Browse with Room Finder) til þess að fá betri útlistun yfir herbergi sem eru laus og hve mörg sæti eru í boði:
5. Hakið við "Teams-fundur" ef fundurinn á að vera í boði í gegnum netið.
6. Þegar fundurinn er tilbúinn þá er smellt á „Vista“ (Save) uppi í vinstra horninu:

Nú hafa allir fengið fundarboð og sjá það bæði í innhólfinu hjá sér og í dagbókinni.