Flokka póst í möppur með reglum

Hægt er að búa til ýmsar reglur og síur í Outlook. Í þessu tilviki verður farið í hvernig hægt er að flokka póst frá ákveðnum aðila í ákveðna möppu í Windows en hægt er flokka póst eftir ýmsum öðrum leiðum eins og t.d. titli.

1. Vertu með þann póst valinn sem þú vilt búa til reglu útfrá. Undir „Heim“ (Home) flipanum smelltu á „Reglur“ (Rules) takkann og veldu þar „Búa til reglu...“ (Create Rule...)
2. Í efri hlutanum skilgreinir þú í hvaða tilvikum reglan á að gilda. Í þessu tilviki hökum við í reitinn „Sendandi“ (From). Í neðri hlutanum er svo ákveðið hvað verður um þann póst sem stemmir við efri hlutann. Í þessu tilviki ætlum við að færa póstinn í ákveðna möppu og hökum við „Flytja atriði í möppu“ (Move the item to folder), Smellum því næst á „Velja möppu...“ (Select Folder...) takkann til að velja þá möppu sem þú vilt að pósturinn fari sjálfkrafa í í hvert skipti sem reglan á við:
3. Veldu þá möppu sem pósturinn á að fara í. Ef þú hefur ekki þegar búið möppuna til geturðu smellt á „Nýtt...“ (New...) og búið hana til. Í lokin smellir þú á „Í lagi“ (OK) og svo smellir þú á „Í lagi“ (OK) í fyrri glugga :
4. Ef þú hakar í „Keyra þessa reglu núna á skeyti sem eru fyrir í þessari möppu“ (Run this rule now on messages already in the current folder) þá virkjast reglan fyrir eldri pósta einnig. Í þessu tilviki færast allir eldri póstar frá viðkomandi netfangi yfir í skilgeinda möppu:
5. Nú ættir þú að sjá póstana frá netfanginu sem þú bjóst til regluna fyrir flytjast beint yfir í rétta möppu.

Hægt er að búa til ýmsar reglur og síur í Outlook. Í þessu tilviki verður farið í hvernig hægt er að flokka póst frá ákveðnum aðila í ákveðna möppu í MacOS en hægt er flokka póst eftir ýmsum öðrum leiðum eins og til dæmis titli.

1. Byrjum á því að búa til möppu sem við ætlum að nota til að færa póst sjálfkrafa í. Til að búa til möppu ferðu í „File“, þaðan í „New“ og velur svo „Folder“:
2. Ný mappa birtist þá fyrir neðan innhólfið þitt og til að gefa henni viðeigandi heiti smellir þú einu sinni á möppuna:
3. Finndu síðan póst frá sendanda eða með viðfangsefni sem þú vilt flokka í möppuna. Hægri smelltu á póstinn eða farðu í „Message" og veldu „Rules“ og svo „Create Rule…“:
4. Hér er hægt að stilla regluna eftir þínum þörfum. Ef þú vilt fá alla pósta frá viðkomandi sendanda í möppuna ýtirðu á X við óþarfa skilyrði. Ef þú vilt hafa fleiri skilyrði, þá ýtirðu á plúsinn. Á þessari mynd er reglan þannig að allur póstur sem kemur frá "Automation for Jira (jira)"  fara í möppuna „Automation for Jira“. En fyrst þarftu að velja „Move to different folder...".
   Því næst getur þú valið möppuna sem þú vilt setja póstinn í. Í þessu tilfelli er það „Automation for Jira".
5. Í þessu tilviki er sýnt hvernig þú beinir öllum þeim tölvupóstum sem eru með orðið „JIRA] (UT-6290) How to add Ugl...“ í möppuna „Automation for Jira“. Þú gerir það með því að velja plúsinn (+), velja „Subject“ í felliglugganum til vinstri. Skrifa orðið efst og smella á „OK“:
6. Smelltu á „Save" til að vista og virkja regluna

Nú er reglan orðin virk og ætti að færa póstinn sjálfkrafa í þær möppur miðað við skilgreiningarnar sem þú bjóst til.

Hægt er að búa til ýmsar reglur og síur í Outlook. Hér verður farið í hvernig hægt er að flokka póst frá ákveðnum aðila í ákveðna möppu á vefnum.

1. Farðu í HÍ vefpóstinn outlook.hi.is og skráðu þig inn. Smelltu þar á tannhjólið ⚙️ uppi í hægra horninu.
2. Smelltu á „Póstur“ (Mail) og síðan „Reglur“ (Rules):
3. Hér sérð þú lista yfir þær reglur sem eru virkar. Til að búa til nýja smelltu á plúsinn:
4. Áður en haldið er áfram eru hér skýringar á þeim reitum sem á að fylla í:
   • Nafn (Name): Gefið reglunni eitthvað nafn. Gott að það lýsi reglunni vel.
   • Bæta við skilyrði: Hér getið þið valið skilyrðin sem munu virkja regluna, eins og ef pósturinn berst frá ákveðnum aðila eða ef efnislínan inniheldur ákveðið orð.
   • Bæta við aðgerð: Hér ákveðið þið hvað gerist við póstinn sem uppfyllir skilyrðin.
   • Ekki vinna úr fleiri reglum (Stop processing more rules): Gott er að venja sig á að haka hér ef um grunnreglu er að ræða. Til dæmis ef að þú ert með reglu um að færa allan póst frá nafn@hi.is í ákveðna möppu og hann sendir svo tilkynningu sem á við um þessa reglu sem við búum til hér þá mun þessi regla yfirskrifa hina regluna og færa póstinn í möppuna „Tilkynningar“.
5. Smelltu nú á „Vista“ (Save) og reglan bætist í listann yfir virkar reglur: