Teams fjarfundir

Uppfærð Desember 18, 2024 09:42

Teams er meðal annars notað sem fjarfundakerfi. Þar er hægt að eiga myndsamtöl við marga í einu, bæði við tilbúna hópa og utanaðkomandi aðila.

Til að bjóða fólki utan HÍ á fund þá þarf að skrifa fullt netfang viðkomandi og síðan samþykkja inngöngu í fundinn þegar hann hefst (Sjá skref 13-14):

Fyrst þarf að boða fundinn og það er hægt að gera bæði á Teams og gegnum fundarbókunarkerfið í Outlook. Hér er farið í hvernig á að bóka hann í Teams.

Smellið á „Dagbók“ (Calendar) og því næst á „Nýr fundur“ (New meeting) ef þið viljið bóka fund. Einnig getið þið farið í „Funda núna“ (Meet now) og boðið fólki beint inn á fundinn eftir að hann er hafinn. Ef smellt er á örina hjá „Nýr fundur“ (New meeting) þá má sjá tilbúin sniðmát fyrir fundi:
Þá fáið þið upp fundarboðsglugga.
- Í „Bæta við titli" (Add title) gefið þið fundinum nafn.
- Í „Bæta við áskildum þáttakendum" (Add required attendess) bætið þið inn nöfnum eða netföngum þeirra sem eiga að vera á fundinum.
- Í „+Valfrjálst" (+Optional) bætið þið inn nöfnum eða netföngum þeirra sem mega einnig vera á fundinum.
- Veljið dagsetningu og tíma funds, þið getið farið í „Aðstoð við áætlanagerð" (Scheduling Assistant) flipann í efstu línu ef þið viljið sjá hvenær allir eru uppteknir.
- Breytið "Endurtekur sig ekki" (Does not repeat) ef þið viljið endurtekna fundi.
- Ef bjóða á fólki af ákveðinni Teams rás á fundinn er hægt að velja allan hópinn í einu lagi undir „Bæta við rás" (Add channel). Þá fer fundarboðið inn á rásina en einnig sem tölvupóstur og birtist í dagbók allra í þessum hóp.
- Ef þið ætlið að halda fundinn í fundarherbergi veljið þá herbergið í „Bæta staðsetningu við" (Add location). Ef þetta á bara að vera fjarfundur úr ykkar tölvu er það óþarfi og þarf þá aðeins að vera hakað við „Online meeting".
- Setjið betri lýsingu á fundinum í „Type details for this new meeting" ef þörf er á.
- Hakið við "Taka upp sjálfkrafa" ef þið viljið eiga upptöku af fundinum.
- Þegar búið er að setja upp fundinn skal velja „Vista" (Save).
Undir Valkostir (Options) → Fleiri valkostir (More options) má finna alskonar stillingar fyrir fundinn:
Í „Aðstoð við áætlanagerð" (Scheduling Assistant) geturðu þú séð hvenær fundarmeðlimir og fundarherbergi eru laus. Bættu fólki eða fundarrými við undir „Allir þáttakendur" (All attendees) ef þú varst ekki búin að því í fyrra skrefi. Veldu tíma sem hentar öllum, þú getur dregið stikuna til að breyta tímanum og víkkað hana til að lengja fundartímann:
Til að bjóða fólki innan HÍ skrifaðu nafn þeirra eða netfang og viðkomandi ætti að birtast upp í felliglugganum, veldu viðkomandi. Fyrir fólk utan HÍ skrifaðu fullt netfang viðkomandi og veldu það:
Hér sést hvernig fundarboðið birtist á rásinni. Ef engin rás var valin birtist þetta í tölvupósti (skref 11) og dagbók. Þið smellið á „Tenjast" (Join) til að taka þátt í fundinum:
Þá veljið þið „Tengjast núna“ (Join now) til að opna fundinn:
Þá birtist fundarglugginn. Það birtist myndband af þér niðri í hægra horninu og aðrir fundargestir raðast á skjáinn:
Á meðan á fundinum stendur fáið þið upp ýmsa möguleika:
- Spjall (Chat): Þið getið skrifað skilaboð og einnig birtist skrá yfir hvað gerðist, ef einhver skráði sig á eða af fundinum, bætti við skjali eða upptöku.
- Fólk (People): Getur séð hverjir eru á fundinum, hverjum var boðið og boðið fleirum.
- Rétta upp (Raise): Réttu höndina upp ef þú ert með athugasemd eða spurningu.
- Bregðast við (React): Bregðast við með táknum (emoji).
- Skoða (View): Breyttu útlitinu á fundinum. Einnig getur þú slökkt á myndbandinu hjá hinum meðlimunum, þú heyrir þá áfram í þeim en sérð þá ekki.
- Herbergi (Rooms): Aðskildu fólk í "herbergi".
- Forrit (Apps): Bættu við viðbætur (apps) (mögulega virkar þetta ekki).
- Mydavél (Camera): Þú getur slökkt á myndavélinni þinni ef þú vilt ekki vera lengur í mynd, fólk heyrir í þér áfram en sér þig ekki.
- Hljóðnemi (Mic): Þú getur slökkt á hljóðnemanum þínum, fólk sér þig ennþá en heyrir ekki í þér.
- Deila (Share): Þú getur deilt skjánum þínum með hinum, skjáborðinu eða ákveðnum glugga á tölvunni.
- Hætta (Leave): Þú getur yfirgefið fundinn eða lokið honum með því að smella á örina.
Undir „Meira“ (More) eru fleiri valmöguleikar:
- Taka upp og umrita (Record and transcribe): Þú getur tekið upp fundinn, aðrir meðlimir fá þá upp borða um að verið sé að taka þá upp og að þátttaka á fundinum sé samþykki fyrir upptökunni. Til að hætta að taka upp smellirðu aftur á sama stað. Upptakan er vistuð í OneDrive undir recordings eða í teyminu ef rás (channel) var valinn í fundarboðinu.
- Fundarupplýsingar (Meeting info): Almennar upplýsingar um fundinn.
- Brellur og notandamyndir (Effects and avatars): Þú getur gert bakgrunninn óskýran ef það er mikið að gerast í kringum þig eða eitthvað sem þú vilt ekki að aðrir sjái.
- Tungumál og tal (Language and speech): Hér getið þið kveikt á sjálfvirkum texta, því miður er þetta ekki í boði á Íslensku.
- Stillingar (Settings): Hér er að finna allskonar stillingar fyrir fundinn.
- Hringdu í mig (Call me): Hringdu í þig og notaðu símann sem hljóðnema.
- Hjálp (Help): Hér er hægt að finna allskonar upplýsingar fyrir Teams frá Microsoft.
Í fundarboðinu sem kemur í tölvupósti fær viðtakandi möguleika á að svara fundarboðinu með „Já“ (Yes), „kannski“ (maybe) eða „Nei“ (No) og setja inn skilaboð til þess sem boðar fundinn. Þá hverfur pósturinn og fundurinn birtist í dagbókinni. Ef viðtakandi var ekki búinn að svara boðinu getur hann/hún smellt á tengilinn í póstinum „Smelltu hér til að tengjast fundinum“ (Click here to the meeting) en annars í dagbókinni:
Þá birtist gluggi þar sem þú getur valið hvort þú viljir niðurhala Teams appinu eða nota Teams á vefnum. Ef valið er að niðurhala forritinu, sem er gott að gera ef það mun verða notað reglulega, þarf að fara í gegnum venjulegt uppsetningarferli í tölvunni:
Aðilar utan HÍ fá upp glugga þar sem þeir þurfa að slá inn nafnið sitt og smella á „Tengjast núna“ (Join now):
Þá fær fundarstjórnandi boð um að einhver bíði samþykkis. Smelltu á „Admit“ ef þú vilt hleypa viðkomandi inn á fundinn: