Aðgangur
Ef þína deild eða hóp vantar sameiginlegt netfang þá þurfið þið að senda póst á help@hi.is þar sem eftirfarandi upplýsingar þurfa að koma fram:
- Hvaða nafn á að vera á sameiginlega pósthólfinu?
- Hvaða netfang á sameiginlega pósthólfið að hafa?
- Hvaða notendanöfn eiga að hafa aðgang að pósthólfinu?
Ef það þarf að gefa nýjum notanda aðgang að pósthólfinu eða taka notanda út eftir að það hefur verið stofnað þarf að senda póst á help@hi.is, pósturinn þarf að koma frá pósthólfinu sjálfu eða einhverjum þeirra sem hafa þegar aðgang að pósthólfinu.
Í póstinum þarf að koma fram:
- Netfang sameiginlega pósthólfsins
- Notendanafn þess sem á að bæta við eða taka út af pósthólfinu.
Breyta stillingum
Stundum þarf að setja reglur, sjálfvirkt svar eða breyta öðrum stillingum í sameiginlegum pósthólfum. Hægt er að fara beint inn á sameiginlegt pósthólf á vefnum með því að fara á slóðina http://outlook.hi.is/sharedmailbox@hi.is/ Athugið að breyta verður sharedmailbox@hi.is í það netfang sem er á sameiginlega pósthólfinu. Þið skráið ykkur inn með HÍ netfanginu ykkar og lykilorði og þá eruð þið komin inn á sameiginlega pósthólfið og getið breytt stillingum.
Önnur leið er að fara inn á outlook.hi.is:
- Farðu upp í hægra hornið og ýttu á nafnið þitt og "Open another mailbox"
- Skrifaðu inn netfangið á sameiginlega pósthólfinu eða nafnið og ýttu á "Open". Þá ættirðu að vera komin inn á sameiginlega pósthólfið.
Þú fylgir leiðbeiningunum fyrir venjuleg pósthólf til að breyta stillingunum.
Bæta við pósthólfi inn í Outlook
Eftir að notandi fær aðgang að pósthólfinu þá getur hann bætt því við í Outlook. Hér að neðan er sýnt hvernig það er gert.
- Ef þú ert að nota gamla outlook forritið í windows ætti pósthólfið að birtast sjálfkrafa í outlook eftir að þér hefur verið bætt á það, þú gætir þurft að enduræsa forritið.
- Til að geta sent í nafni sameiginlega netfangsins þarftu að fara í "Nýtt skeyti" (New Email):
- Ýtið á "Frá" (From) og farið í "Annað netfang..." (Other Email Address...). Ef frá er ekki sýnilegt farið í "Valkostir" (Options) og ýtið á "Frá" (From) þar, þá birtist takkinn:
- Ýtið á "Frá..." (From...) takkann:
- Skrifið inn nafnið á pósthólfinu, veljið það og ýtið á "Í lagi" (OK).
- Ýtið á "Í lagi" (OK).
- Þá getið þið framvegis valið hvort þið sendið úr ykkar pósthólfi eða sameiginlega pósthólfinu.
- Í nýja outlook er hægri smellt á netfangið og valið "Bæta við samnýttri möppu eða pósthólfi" (Add shared folder or mailbox):
- Nú þarf að slá inn netfangið og smella á "Bæta við" (Add):
- Þá er sameiginlega pósthólfið komið inn. Til að geta sent frá sameiginlega pósthólfinu ýttu á „Nýr Tölvupóstur“ (New mail).
- Undir "Valkostir" (Options) skaltu haka við „Sýna sendanda“ (Show From).
- Smellið á "Frá" (From) og „Annað netfang“ (Other email address...):
- Skrifaðu inn netfangið eða nafnið á sameiginlega pósthólfinu, eftir að þú hefur sent frá sameiginlega netfanginu einu sinni ætti það að haldast inni undir „Frá“.
- Til að „Frá“ (From) takkinn haldist alltaf inni þarf að fara í tannhjólið ⚙️ efst.
- Þar er farið í „Póstur“ (Mail) „Skrifa og svara“ (Compose and reply) og hakað í „Sýna alltaf Frá“ (Always show from), smella svo á „Vista“ (Save):
Sameiginleg pósthólf birtast ekki sjálfkrafa í Outlook á macOS heldur þarf að bæta því við samkvæmt eftirfarandi leiðbeiningum til þess að sjá það.
- Farðu í „Tools“ og „Accounts...“
- Smelltu á „Delegation and Sharing.“
- Farðu í „Shared With Me“ og smelltu á plúsinn niðri í vinstra horni.
- Skrifaðu inn nafnið eða netfangið á sameiginlega pósthólfinu, veldu það og smelltu á „Add.“
- Smelltu á Done.
- Sameiginlega pósthólfið ætti nú að vera sýnilegt í listanum vinstra megin í Outlook.
Hægt er að sjá sameiginleg pósthólf í outlook appinu í símum og spjaldtölvum.
- Smelltu á táknið í vinstra horninu:
- Smelltu á umslagið með plús merkinu vinstra megin:
- Smelltu á „Bæta við samnýttu pósthólfi“ (Add a shared mailbox) neðst:
- Skrifaðu inn netfangið á sameiginlega pósthólfinu og ýttu á „Continue“, þá ætti pósthólfið að vera komið inn í appið:
Til að bæta við sameiginlegu pósthólfi í Outlook vefpósti sem þú hefur fengið aðgang að og geta sent frá því farðu á outlook.hi.is
- Hægri smelltu á „Möppur“ og Veldu „Bæta við samnýttri möppu“:
- Sláðu inn nafn eða netfang sameiginlega pósthólfsins í reitinn og ýttu á „Bæta við“:
- Þá er sameiginlega pósthólfið komið inn. Til að geta sent frá sameiginlega pósthólfinu ýttu á „Nýr Tölvupóstur“:
- Undir "Valkostir" skaltu haka við „Sýna sendanda“.
- Ýttu á „Frá“ og „Annað netfang“:
- Skrifaðu inn netfangið eða nafnið á sameiginlega pósthólfinu, eftir að þú hefur sent frá sameiginlega netfanginu einu sinni ætti það að haldast inni undir „Frá“.
- Til að „Frá“ takkinn haldist alltaf inni þarf að fara í tannhjólið efst og fara svo í „Sjá allar stillingar í Outlook“ neðst.
- Þar er farið í „Skrifa og svara“ og hakað í „Sýna alltaf „Frá““, smella svo á „Vista“:
Frekari upplýsingar og aðstoð
Tölvuþjónustan Háskólatorgi
mán-fim 08:30-16:00
fös 08:30-15:00
hjalp@hi.is
525-4222