Ef þú ert fjarverandi í lengri eða skemmri tíma þá er nauðsynlegt að láta þá vita sem senda þér tölvupóst með því að setja inn sjálfvirkt svar. Þannig er sendandinn ekki að bíða eftir svari í marga daga og veit strax að þú ert ekki við.
Einnig er hægt að stilla þetta í gegnum Teams.
Windows
- Til að kveikja á orlofssíunni farðu í „Skrá“ (File):
- Smelltu á „Sjálfvirk svör“ (Automatic Replies):
- Veldu „Senda sjálfvirk svör“ (Send automatic replies). Ef þú vilt kveikja á síunni yfir ákveðið tímabil hakarðu í „Aðeins senda innan þessa tímabils“ (Only send during this time range) og settu „Upphafstími“ (Start time) og „Lokatími“ (End time). Því næst skrifarðu inn textann sem þú vilt að birtist í póstinum, annars vegar í „Innan eigin fyrirtækis“ (Inside My Organization) fyrir HÍ netföng og hins vegar í „Utan eigin fyrirtækis“ (Outside My Organization) fyrir aðra utan HÍ. Smelltu svo á „Í lagi“ (OK):
- Ef þú vilt slökkva á síunni áður en tímabilið sem þú valdir er liðið eða ef þú valdir ekki að setja tímabil þá ferðu aftur í „Skrá“ (File) og smellir á „Slökkva á“ (Turn off):
MacOS
- Til að kveikja á orlofsreglunni velur þú „Tools“ flipann og „Out of Office“:
- Hér hakar þú við „Send automatic replies for account...“. Í glugganum „Reply once to each sender with:“ skrifar þú það sjálfvirka svar sem á að sendast út meðan þú ert fjarverandi. Athugaðu að aðeins HÍ netföng fá þetta sjálfvirka svar. Ef þú vilt að öll netföng fái svarið skrifar þú það líka inn í gluggann fyrir neðan og merkir við „Also send replies to senders outside my organization“ og velur „Send to all external senders“. Gott er að skilgreina tímann sem þú ert fjarverandi því þá slökknar á reglunni sjálfkrafa þegar þú kemur til baka. Merktu þá við „Only send replies during this time period“ og veldu upphafsdag og lokadag. Að lokum smellir þú svo á „OK“:
Vefur
- Farðu í HÍ vefpóstinn outlook.hi.is og skráðu þig inn. Smelltu þar á tannhjólið ⚙️ uppi í hægra horninu.
- Veldu hér „Póstur“ (Email) lengst til vinstri og svo „Sjálfvirk svör“ (Automatic replies). Kveiktu á sjálfvirkum svörum með því að smella á „Kveikt á sjálfvirkum svörum“ (Automatic replies on) (ATH að sjálfvirk svör verða ekki virk nema þú smellir á „Vista“ (Save) neðst.
Ef þú vilt að sjálfvirka svarið berist bara á ákveðnu tímabili hakarðu í „Senda svör aðeins yfir tiltekið tímabil“ (Send replies only during a time period) og velur svo réttar dagsetningar og tíma. Því næst seturðu skilaboðin sem þú vilt hafa í póstinum.
Gott er að venja sig á að setja inn íslenskan og enskan texta bæði fyrir „innan stofnunar“ (Inside your orginization) og „út fyrir stofnun“ (outside your orginization). Smelltu svo á „Vista“ (Save) neðst þegar svarið er eins og þú vilt hafa það:
Frekari upplýsingar og aðstoð
Tölvuþjónustan Háskólatorgi
mán-fim 08:30-16:00
fös 08:30-15:00
hjalp@hi.is
525-4222