Vinnuvika starfsfólks við HÍ í fullu starfi er almennt 40 vinnustundir, en sum stéttarfélög hafa samið um 36 stunda vinnuviku.
Haldið er utan um viðveru starfsmanna ef við á, en mismunandi reglur gilda um akademíska starfsmenn og stjórnýslu- og tæknifólk hvað varðar skráningu vinnutíma hjá Háskóla Íslands.
Akademískt starfsfólk
Viðvera akademískra starfsmanna er ekki mæld sérstaklega, einungis verkefnin. Starfsskyldur akademískra starfsmanna eru mismunandi eftir starfsheitum og fleiri þáttum. Haldið er utan um þær í kerfi sem kallað er KOLUR. Þar er öll kennsla skráð og auk þess hlutfall starfsskyldna; kennslu, rannsókna og stjórnunar.
Mismunandi er eftir fræðasviðum og deildum hvaða verklag er viðhaft við skráningu og því er best að hafa samband við viðkomandi deild/fræðasvið og fá aðstoð.
Stjórnsýslu- og tæknifólk
Starfsfólk stjórnsýslu og tæknifólk skráir vinnutíma sinn í Vinnustund. Flýtileið til inn- og útskráningar er að finna í Uglu (efst í hægra horni) og í SmáUglu.
Í lok hvers launatímabils þarf starfsfólk að fara yfir sína vinnutíma Vinnustund áður en yfirmaður fer yfir og samþykkir tímana.
Aðstoð má fá hjá launadeild, en á síðu þeirra má sjá hvaða starfsmenn hafa umsjón með tilteknum starfseiningum.
Skráning fjarveru
Nokkrar leiðir eru til að skrá fjarveru.
Ef fjarvera stendur yfir í lengri tíma er gott fyrir alla starfsmenn að skrá hana í UGLU - Fjarvera.
Stjórnsýslufólk skráir fjarveru í Vinnustund, aðstoð má fá hjá launadeild.
Nauðsynlegt er að setja orlofsreglu (e. Out of Office) í tölvupóstinn ef viðkomandi er fjarverandi án þess að svara erindum. Beina þarf áríðandi erindum til annarra starfsmanna.
Hvað er Vinnustund?
Vinnustund er tíma- og fjarvistaskráningarkerfi sem Háskóli Íslands notast við. Allt starfsfólk, fyrir utan akademískt, á að vera skráð í Vinnustund og skrá þar vinnutíma sinn og fjarvistir, svo sem orlof og veikindi. Um leið og starfsfólk er ráðið í starf innan Háskólans fær það aðgang að Vinnustund.
Frekari upplýsingar um Vinnustund og viðveruskráningu er að finna í Handbók starfsfólks í Uglu.