Onedrive
Einfaldasta leiðinn til að deila gögnum í OneDrive er að hægri smella á skránna, undir OneDrive skal velja "deila" (Share) eða velja "Samnýta" (Share) ef skjalið er opið.
- Sláið inn nafn, netfang eða hóp fólks sem eiga að geta opnað skjalið:
- Veljið hverskonar aðgang notandinn hefur að skjalinu:
- Can edit: Getur breytt því.
- Can review: Getur skilið eftir athugasemdir.
- Can view: Getur aðeins skoðað.
- Can't download: Getur skoðað, getur ekki hlaðið niður.
- Hægt er að skrifa skilaboð sem berst í tölvupósti.
- Sendið skjalið ➤.
Hægt er sýsla eða fjalægja aðganga undir "Stjórna aðgangi" (Manage Access).
Teams
Auðvelt er að stofna Teams hópa og aðgangstýra þaðan. Síðan er hægt að vinna með gögn á skjáborðinu með "sync" virkninni.
Hægt er að aðgangsstýra inn á lokaðar rásir (channel), við það lokast á að aðili utan HÍ geti verið boðið í teymin og þarf því að stofna HÍ notandanafn þurfi aðilinn aðgang.
Takmarka aðgang að skjölum.
Hægt er að aðgangsstýra Office skjölum en frekar í gegnum Skrá (File) > Uppl (Info) > Verja skjal (Protect Document)
- Opna alltaf skrifvarið (Always open read-only): Skjalið opnast í lesham (View only). Þetta getur komið í veg fyrir að óvart sé skrifað í skjalið. Hægt er að skrifa í skjalið með því að smella á "í skoðun" (Viewing) efst til hægri.
- Dulrita með aðgangsorði (Encrypt with password): Hér er skjalinu læst með lykilorði. Aðeins einn getur unnið í skjalinu í einu.
- Takmarka breytingar (Restrict editing): Hér er hægt að takmarka þær breytingar sem hægt er að gera.
-
Takmarka aðgang (Restrict Access): Hér eru ítarlegri aðgangstakmarkanir
- Ótakmarkaður aðgangur (Unrestricted Access): Notandinn hefur óheftan aðgang að skjalinu.
-
Takmarkaður aðgangur (Restricted Access): Hér er hægt að takmarka aðgang notanda:
- Skoðari (Viewer): Getur aðeins skoðað skjalið. Getur ekki prentað, afritað eða breytt takmörkunum.
- Takmarkaður ritstjóri (Restricted Editor): Getur skoðað og breytt skjalinu. Getur ekki prentað, afritað eða breytt takmörkunum. Aðeins einn getur unnið í skjalinu í einu.
- Ritstjóri (Editor): Getur skoðað , breytt, prentað og afritað efni. Getur ekki breytt takmörkunum. Aðeins einn getur unnið í skjalinu í einu.
- Eigandi (Owner): Eigandi skjalsins. Getur gert allt.
- Þetta skjal rennur út (This document expired on): Lokar á aðgang að þessu skjali á ákveðnum degi.
- Notandi getur beðið um viðbótarheimildir frá (User can request additional permissions from): Notandi getur beðið um aukin aðgang.
- Fá aðgang að efni í gegnum forrit (Access content programmatically): Forrit, viðbætur og fjöldaskipanir (macro) geta lesið og breytt innihaldinu.
- Krefjast tengingar til að sannprófa heimildir notanda (Require a connection to verify user's permission): Notandi þarf að tengjast netinu til að athuga aðgangsheimildir.
- Bæta við stafrænni undirritun (Add a Digital Signature): Bætir við ósýnilega rafræna undirskrift á skjalið. Allar breytingar ógilda undirskriftina. Hægt er að bæta við sýnilega stafræna undirskrift undir "Setja inn (Insert) > Texti (Text) > Undirritunarlína (Signature Line).
- Merkja sem endanlegt (Mark as Final): Lætur lesanda vita að þetta er loka útgáfan (final) af skjalinu og lokar á breytingar.
- Háskóli Íslands - Confidential: Þetta efni er aðeins ætlað starfsfólki háskólans. Borði birtist efst sem upplýsir um þetta. Hægt er að skoða og breyta skjalinu en ekki er hægt að afrita eða prenta það. Aðeins einn getur unnið í skjalinu í einu.
- Háskóli Íslands - Confidential View Only: Þetta efni er aðeins ætlað starfsfólki háskólans. Ekki er hægt að breyta skjalinu.
- Bæta við stafrænni undirritun (Add a Digital Signature): Bætir við ósýnilega rafræna undirskrift á skjalið. Allar breytingar ógilda undirskriftina. Hægt er að bæta við sýnilega stafræna undirskrift undir "Setja inn (Insert) > Texti (Text) > Undirritunarlína (Signature Line).
- Merkja sem endanlegt (Mark as Final): Lætur lesanda vita að þetta er loka útgáfan (final) af skjalinu og lokar á breytingar.