Ráðstefnur

Ef þú ert að sækjast eftir því að fá ráðstefnu til landsins er mælt með því að hafa samband við Meet in Reykjavík. Þjónustan er HÍ að kostnaðarlausu.

Athugið: Meet in Reykjavík er ekki ráðstefnuskipuleggjandi heldur hefur eingöngu það hlutverk að aðstoða við að bjóða í ráðstefnur og sýna fram á innviði sem eru í boði fyrir ráðstefnuhald í Reykjavík.
Nánari upplýsingar: info@meetinreykjavik.is

• Hafðu samband miðlægt og láttu vita af ráðstefnunni með því að senda póst á radstefnur@hi.is. Þá er hægt að kanna laust rými innan HÍ (eða utan) og taka fyrstu skref í skipulagi.
• Stofna þarf bókunarviðfang fyrir ráðstefnuna. Rekstrarstjóri eða annar innan sviðs sér um það.
  Bókunarviðfang veitir 25% afslátt af stofubókunum og einnig af bókunum á gistiaðstöðunni á Sögu sem greiddar eru af bókunarviðfangi.
• Besti tíminn fyrir ráðstefnur er frá lok maí til 12. ágúst. Þá eru flestar kennslustofur lausar og minni hætta á árekstrum við kennslu.
• Mælt er með því að hafa hádegisverð ekki á háannatíma í hádegishléi til að auðvelda aðgengi fyrir ráðstefnugesti.
• Gott er að skoða viðburðadagatal HÍ til að átta sig á umfangi viðburða.

Mælt er með að nýta sér þjónustu ráðstefnufyrirtækja og spara þannig gríðarlega vinnu við skipulagningu ráðstefna. Mikil reynsla er meðal þessara fyrirtækja af samstarfi við Háskólann og er það almennt vel þess virði að ráða slíka aðila.

Dæmi um ráðstefnufyrirtæki:

• Komum
• Athygli Ráðstefnur
• Sena
• G-Events
• Iceland Conferences

• Stofur innan HÍ eru bókaðar með því að senda póst á radstefnur@hi.is. 
• Yfirlit yfir byggingar HÍ með teikningum og upplýsingum um umsjónarmenn.
• Mikilvægt er að láta umsjónarmenn vita af ráðstefnunni ca. 6-8 vikum áður en hún hefst. 
• Athugið að bóka þarf opin rými tímanlega fyrir veggspjöld, kaffihlé, móttökur og sambærilegt, þar sem annars geta komið upp tvíbókanir.

Gjaldskrá fyrir leigu á kennslustofum – grunngjald miðast við fyrstu 2 klukkustundirnar.

Bókanir um helgar bera 20% álag.

Ef bókun er vegna starfsemi á vegum Háskóla Íslands er veittur 25% afsláttur af gjaldskrá.

Þegar ráðstefna hefur verið bókuð skal hún skráð í viðburðadagatal HÍ.
Markaðsstjórar hvers sviðs sjá um skráninguna.

• Ráðstefnuskipuleggjendur eða ráðstefnufyrirtæki geta boðið upp á vefsíðuþjónustu.
• Hægt er að óska eftir WordPress-vef hjá vefteymi HÍ. 

• Ef óskað er eftir einfaldri einblöðungssíðu er hægt að fá slíka í gegnum vefstjóra HÍ á enska vefnum. 

  Dæmi um síðu.

Ef ráðstefnufyrirtæki er ekki nýtt er mælt með að kaupa sérstakt ráðstefnukerfi til að halda utan um ágrip og skráningar.  

Dæmi um ráðstefnukerfi:

• Oxford Abstracts (mælt með)

• ConfTool

• EventsAir

• EasyChair

(listinn er ekki tæmandi)

Verið er að vinna í greiðslulausn fyrir HÍ.

Þangað til skal hafa samband við radstefnur@hi.is

Hér undir fellur grafík fyrir ráðstefnur, svo sem myndir, lógó, nafnspjöld, borðar, efni fyrir heimasíðu og viðburðadagatal. 

Við gerð myndefnis og vefhönnunar skal fylgja hönnunarstaðli HÍ. Jafnframt er skynsamlegt að hanna og setja upp veggspjöld – prentuð eða á skjám – sem vísa skýrt á staðinn þar sem ráðstefnan fer fram, þannig að gestir viti hvert þeir eiga að fara. Einnig ætti að gera ráðstefnunetið sýnilegt, til dæmis á nafnspjöldum eða með sérstöku veggspjaldi.

Skipuleggjendur geta útbúið myndefni sjálfir með CANVA (ókeypis útgáfu) eða fengið grafískan hönnuð utan HÍ til að sjá um hönnun gegn gjaldi.

Háma sinnir veitingasölu í flestum byggingum HÍ.

• Sjá matseðil og verð fyrir kaffiveitingar hjá Hámu
• Háma býður einnig upp á hádegismat og veisluþjónustu
• Veitingastaðir í nágrenni HÍ:
  • Ýmir kaffihús í Eddu (hægt að panta veisluþjónustu) 
  • Súpustöðin í Veröld
  • EIRIKSDOTTIR Grósku  
  • Plantan bístró í Norræna húsinu
  • JOE & THE JUICE Birkimel 
• Ef hádegisverður er ekki innifalinn í ráðstefnugjaldi er hægt að beina fólki á veitingastaði í nágrenninu. Ef það er gert er mikilvægt að upplýsa veitingastaðina fyrirfram um ráðstefnuna þar sem óvænt aukinn fjöldi gesta getur valdið auknu álagi.

• Háskólaprent (veggspjöld)
• Pixel prentþjónusta (nafnspjöld og hálsbönd og prentun og hönnun)
• Bóksala Stúdenta (hálsbönd)
• Margt smátt (hálsbönd)
• Samskipti (hálsbönd)

Til að gestir á ráðstefnum á háskólasvæðinu geti tengst við þráðlaust net þarf að sækja um svokallað Ráðstefnunet þar sem ekki allir hafa aðgang að eduroam. 

Hægt er að bóka allt að 15 herbergi vegna ráðstefna. 

Bókanir í bókunarvélinni eru einungis mögulegar á almennu bókunartímabili. 

Bókanir utan almenns bókunartímabils

Frá og með 1. maí ár hvert opnar fyrir ráðstefnubókanir vegna ráðstefna sem haldnar eru á tímabilinu 16. maí til 14. ágúst árið eftir. Við bókun þarf að gefa upp bókunarviðfang, en nöfnum og netföngum gesta má bæta við síðar.

Beiðni um ráðstefnubókun