Tölvupóstur í Outlook

Outlook fylgir með Microsoft 365 (Office) pakkanum.

1. Leitaðu að Outlook og opnaðu það.
2. Þegar þú opnar Outlook í fyrsta sinn ertu beðin um að setja inn HÍ netfangið þitt. Skrifaðu það inn og smelltu svo á "Tengja" (Connect):
   
   
3. Núna skaltu slá inn lykilorðið fyrir HÍ netfangið þitt:
   
   
4. Nú koma skilaboð um að uppsetningu sé lokið. Gott er að fjarlægja hakið úr "Setja Outlook Mobile líka upp í símanum" (Set up Outlook Mobile on my phone too) og smella svo á "Lokið" (OK):
   
   
5. Nú ætti pósturinn að vera uppsettur í Outlook. Ef um stórt pósthólf er að ræða getur tekið einhverjar mínútur fyrir póstinn að hlaðast niður, sjálfkrafa hleður Outlook aðeins seinustu 12 mánuðum niður á vélina. Ef þú vilt fá allan póstinn inn og þannig auðvelda leit o.fl. í öllum pósti þá skaltu fylgja næstu skrefum hér að neðan.
6. Smellið á "Skrá" (File) efst í vinstra horninu. Veljið þar "Reikningstillingar" (Account settings) og þar undir "Reikningstillingar" (Account settings):
   
   
7. Veljið rétt netfang og smellið á „Breyta“ (Change):
   
   
8. Færið sleðann alla leið til hægri ef þið viljið fá allan póst á vélina. Smellið svo á „Áfram“ (Next) og loks á „Lokið“ (Finish):
   
   
9. Gott er að kíkja á leiðbeiningar hér að neðan fyrir ýmsar stillingar.

UTS mælir með því að notendur notist við Outlook fyrir MacOS og hér eru leiðbeiningar hvernig HÍ pósturinn er settur upp í Outlook:

Ef þú hefur ekki þegar sett upp Microsoft 365 (Office) í tölvunni þinni þarftu að byrja á því.

Ef Microsoft 365 (Office) er uppsett í tölvunni geturðu farið í Applications í Finder og fundið Outlook. Dragðu forritið niður á „barinn“ til að hafa það aðgengilegra.

Ef þú ert að opna Outlook í fyrsta skipti farðu þá beint í skref 4.

1. Opnaðu Outlook og farðu í valstikuna og smelltu á Outlook og síðan „settings".
   
   
2. Smelltu því næst á „Accounts".
   
   
3. Farðu svo niður í vinstra hornið og smelltu á + og „Add an account" af fellilistanum:
   
   
4. Þá birtist innskráningarglugginn. Sláðu inn HÍ-netfangið þitt og smelltu á „Continue". Ef þú hefur ekki skráð þig inn í öðru Office forriti, mun opnast gluggi fyrir Menntaský sem biður um lykilorð þitt fyrir HÍ:
   
   
5. Outlook mun síðan biðja þig um að samþykkja notkunarskilmála sína:
   
   
6. Núna er Office búið að setja upp reikninginn þinn og mun núna bjóða þér að bæta við öðrum reikning eða halda áfram að stilla útlitið.
   
   
7. Næst koma stillingaratriði fyrir útlit Outlook. Hér færðu 3 valmöguleika.
   
   
8. Síðasta sem Outlook mun biðja þig um að gera er að hafna eða leyfa sjálfvirkar tilkynningar.
   
   

Þá ætti pósturinn að vera uppsettur í Outlook. Ef um mikinn póst er að ræða getur tekið smá stund fyrir allan póstinn að birtast.

UTS mælir með því að notendur notist við Outlook fyrir MacOS en þó eru margir sem vilja halda sig við Mail hugbúnaðinn. Hér eru leiðbeiningar hvernig HÍ pósturinn er settur upp í Mail. Til þess að hafa sem mesta yfirsýn yfir innhólfin í Mail bætum við reikningum við í System Preferences fyrir macOS 12 og eldri, og System Settings fyrir Ventura.

1. Fyrir macOS Ventura opnar þú System Settings og ferð í Internet Accounts og smellir á „Add account". Þá opnast gluggi í System Settings þar sem þú velur „Microsoft Exchange".
   
   
   Fyrir macOS 12 Monterey og eldri ferð þú í System Preferences og velur Internet accounts. Þá opnast nýr gluggi og þú velur „Microsoft Exchange.
   

   
2. Nú opnast gluggi þar sem þú gefur innhólfinu nafn og setur inn tölvupóstfangið þitt.
   
   
3. Síðan ert þú beðin um að slá inn lykilorðið þitt og smella á „Sign in".
   
   
4. Núna setur macOS upp innhólfið og býður þér að samkeyra upplýsingar með póstþjóninum. Við mælum með því að þú veljir bara Mail. Önnur atriði sem boðið er uppá virka ekki í macOS og geta oft valdið því að Mail hættir að sækja tölvupósta.
   
   
5. Nú er búið að tengja Outlook og Mail saman og ætti pósturinn að koma smám saman inn, þar sem Mail byrjar að hlaða niður tölvupóstum. Þetta getur tekið mislangan tíma, allt eftir því hversu mörg þúsundir pósta forritið þarf að hlaða niður.
   
   

Þegar þetta er skrifað þá styður Microsoft ekki við Mail í MacOS 10.13 eða yngra.

Til að setja upp Outlook í Android þarf að sækja Outlook appið. Ef appið er þegar uppsett getur þú farið beint í skref 3.

1. Byrjaðu á að ná í Outlook í gegnum Play Store.
2. Smelltu á „Install“:
3. Opnaðu nú Outlook,
4. Skráðu þig inn með HÍ netfangi og lykilorði (það sama og í Uglu).
5. Þá er pósturinn tilbúinn:

Við mælum með því að þið setjið inn undirskrift fyrir þann póst sem þið sendið út. Að neðan er sýnt hvernig það er gert.

Hér er sýnt hvernig þú setur inn HÍ póstinn þinn í Outlook á iPhone og iPad.   

1. Byrjaðu á því að ná í Microsoft Outlook forritið fyrir símann í Appstore. Leitaðu að „Outlook“ og smelltu svo á „GET“. Einnig er hægt að smella beint hér til að fara á síðu Outlook í Appstore: Microsoft Outlook, Email and calendar:
2. Opnaðu Outlook appið með því að smella á Outlook íkonið á skjá símans:
3. Outlook býður þér strax að skrá þig inn. Þú skráir inn HÍ-tölvupóstfangið þitt og smellir á „Add Account".
   
   
4. Næst biður Outlook þig um að fara inn í Authenticator, ef þú hefur sett það upp í símanum, og þú velur „Open Authenticator". Þeir sem ekki nota Authenticator heldur SMS fara ekki í þetta skref.
   
   
   
    
5. Næst setur þú inn lykilorðið þitt (sama og í Uglu) og smellir svo á „Sign in“:
   
   
6. Ef þú hefur ekki sett upp Authenticator, verður þú beðin um að slá inn kóða sem þú færð í textaskilaboðum.
7. Næst færðu glugga sem spyr hvort þú viljir bæta við öðru netfangi í forritið. Hér er hægt að bæta inn öðru persónulegu/vinnu póstfangi. Veldu „Maybe later“ ef þú hefur ekki áhuga á að bæta við auka póstfangi. Hægt er að bæta við auka póstfangi seinna:
   
   
8. Nú er pósturinn þinn klár og þú getur byrjað að nota HÍ pósthólfið þitt. Outlook mun spyrja þig hvort þú viljir fá sjálfvirka tilkynningu þegar þú færð póst. Þér er sjálfrátt hvað þú velur.
   
   

Hér er sýnt hvernig þú setur inn HÍ póstinn þinn í Mail á iPhone og iPad.

1. Byrjaðu á því að opna „Settings“ í tækinu og farðu í Mail.
   
   
2. Veldu nú „Accounts“:
   
   
3. Veldu „Add Account“:
   
   
4. Veldu „Exchange“:
   
   
5. Settu inn netfangið þitt og gefðu reikningnum nafn. Veldu svo „Sign In“:
   
   
6. Settu inn lykilorð og veldu svo „Sign In“:
   
   
7. Næst mun Authenticator forritið biðja þig um auðkenningu og býður þér að fara yfir í Authenticator, leggðu töluna á minnið og hakaðu við „Don't ask again for 15 days". Smelltu síðan á sjálfvirku tilkynninguna frá Authenticator „Approve sign-in?". Ef þú notar ekki Authenticator færðu send textaskilaboð sem þú setur inn í staðinn.
   
   
8. Hér getur þú valið hvaða hluta þú vilt nota af háskólareikningnum. Við mælum með því að þú veljir bara Mail. Önnur atriði sem eru boðin upp á virka ekki með iOS og geta oft valdið því að Mail hættir að sækja tölvupósta. Að lokum smellir þú á „Save“. 
   
   

Nú getur þú opnað Mail í tækinu og HÍ póstur, dagatal og fleira birtist.

Outlook er ekki til fyrir Linux og því mælum við með því að Linux notendur notist við öflugt vefviðmót Office 365 sem er að finna hér: outlook.hi.is/

Sem annað val er hægt að setja upp póstforrit sem styður Microsoft Exchange staðalinn t.d. Evolution. Sá hugbúnaður talar ágætlega við Outlook og kosturinn við hann er að dagatalið samstillist sjálfkrafa vefdagatalinu. Linux notendur geta því sett það upp hjá sér kjósi þeir ekki að notast við vefútgáfuna.

Notendur geta einnig notast við IMAP stillingar en gallinn við það er að dagbók, tengiliðir ofl. fylgir ekki með. 

Hér að neðan eru leiðbeiningar um hvernig þú setur upp Evolution í Linux:

1. Opnið terminal og setjið Evolution gegnum pakkastjóra viðkomandi Linux dreifingar
   • Í Ubuntu skrifið þið: sudo apt install evolution evolution-ews
   • Í Arch skrifið þið: sudo pacman -S evolution evolution-ews
2. Settu upp Gnome Keyring með því að skrifa í terminal: sudo apt install gnome-keyring
3. Ræsið Evolution og smellið á „Next“:
4. Smellið á „Next“:
5. Skrifið fullt nafn og netfang. Takið af hakið í „Look up mail server details“ og smellið á „Next“:
6. Fyllið hér inn eftirfarandi og smellið svo á „Next“:
   • Server Type: Exchange web services
   • Username: þitt_notandanafn@hi.is
   • Host URL: https://outlook.office365.com/EWS/Exchange.asmx - þegar búið er að setja inn „Host URL“ þarf að klikka á „Fetch URL“ og velja OAuth2 í Athentication og haka við „Override Office365 OAuth2 settings“
7. Hakið við „Listen for server change notification“. Einnig gott að auka tíðnina á hversu oft er leitað að nýjum skilaboðum og leita að skilaboðum í öllum möppum. Smellið svo á „Next“:
8. Hér getið þið sett inn nafn á póstinn. Í þessu tilviki skrifum við „Háskólapóstur“ en þú getur skrifað það sem þér finnst lýsa best þessu pósthólfi:
9. Smelltu nú á „Apply“:
10. Ef pósthólfið birtist ekki núna gæti þurft að endurræsa vélina. 

ATH að hugbúnaður sem notast við IMAP stillingu getur einungis fengið aðgang að tölvupóstinum. Ekki fæst aðgangur að dagbók, tengiliðum, verkefnum ofl. í gegnum IMAP.

Við mælum því ávallt með því að notendur noti Outlook hugbúnaðinn þar sem hann inniheldur mikið af möguleikum sem tengja allan hugbúnað Microsoft 365 (Office) saman, eins og aðgang að dagbók, tengiliðum, að búa til hópa, deila skjölum og bóka fundarherbergi allt á sama staðnum. En í einhverjum tilvikum kjósa notendur að setja póstinn upp með IMAP stillingum. Hér eru tæknilegar upplýsingar fyrir þá notendur:

Veljið ávallt IMAP uppsetningu - Við mælum eindregið með því að fólk haldi sig frá POP uppsetningum.

• Incoming
  • IMAP
  • Server hostname: outlook.office365.com
  • Port: 993
  • SSL: SSL/TLS
  • Authentication: oauth2
• Outgoing
  • SMTP
  • Server hostname: smtp.office365.com
  • Port: 587
  • SSL: STARTTLS
  • Authentication: oauth2
• Username
  • Incoming: þitt netfang (með @hi.is)
  • Outgoing: þitt netfang (með @hi.is)

Thunderbird skortir Exchange stuðning þannig að stilla þarf Thunderbird með IMAP stillingu. Með IMAP getur þú einungis fengið aðgang að tölvupóstinum þínum. Þú færð ekki aðgang að dagbók, tengiliðum eða verkefnum (tasks).

Við mælum því ávallt með því að notendur noti Outlook hugbúnaðinn þar sem hann inniheldur mikið af möguleikum sem tengja allan hugbúnað Microsoft 365 (Office) saman, eins og aðgang að dagbók, tengiliðum, að búa til hópa, deila skjölum og bóka fundarherbergi allt á sama staðnum. En sumir velja að notast við annan hugbúnað og hér eru leiðbeiningar hvernig þið setjið HÍ póstinn upp í Thunderbird.

1. Opnaðu Thunderbird. Þegar hann opnast í fyrsta skipti þá ertu beðin(n) um að setja upp pósthólf. Settu inn nafn, netfang og lykilorð og smelltu á „Continue“:
2. Thunderbird sækir stillingar á þjónana okkar. En við þurfum að laga stillingarnar aðeins til. Smelltu hér neðst á „Configure manually“:
3. Athugið að hér þarf að breyta nokkrum hlutum og mikilvægt að gera það rétt.
   • Incoming server
     • Protocol: IMAP
     • Hostname: outlook.office365.com
     • Port: 993
     • Connection security: SSL/TLS
     • Authentication: OAuth2
     • Username: þitt netfang
   • Outgoing server
     • Hostname: outlook.office365.com
     • Port: 587
     • SSL: STARTTLS
     • Authentication: OAuth2
     • Username: þitt netfang
4. Smelltu svo á „Re-test“ þegar þú ert búin(n) að fylla rétt í alla reiti:
5. Smelltu því næst á „Done“:
6. Settu inn lykilorð og smelltu á „Sign in“:
7. Nú þarftu að gefa Thunderbird aðgang að póstinum. Smelltu hér á „Accept“:
8. Nú er pósturinn klár. Smelltu á „Finish“:

Nú á pósturinn að vera uppsettur og eftir nokkrar sekúndur ætti HÍ pósturinn að sjást. Það gæti þó tekið einhvern tíma fyrir allar möppur og allan póst að birtast þarna undir ef um stór pósthólf er að ræða.

Leiðbeiningar fyrir starfsfólk

Vinnureglur HÍ er í vinnslu, á meðan er tekið mið af vinnureglum persónuverndar. Samkvæmt Vinnureglum Persónuverndar um meðferð tölvupósts og netnotkun er starfsfólki óheimilt að áframsenda tölvupóst.

Leiðbeiningar fyrir nemendur

Mjög mikilvægt er að hafa virkt HÍ netfang. Ekki eru þó allir sem vilja hafa mörg netföng í gangi í einu og/eða vilja ekki skrá sig inn á HÍ póstinn á hverjum degi. Það er því í boði fyrir nemendur að láta áframsenda allan póst sem berst á HÍ netfangið yfir í eitthvað annað netfang eins og t.d. gmail.

Einfaldast er að setja þessa reglu á vefnum og því mælum við með því að það sé gert þar þó svo að venjulega notist þú við Outlook í tölvu eða síma. Svona er áframsending sett á:

1. Opnaðu vafra og farðu inn á outlook.hi.is
2. Smelltu á tannhjólið uppi í hægra horninu og svo neðarlega á „Sjá allar stillingar í Outlook“ (view all outlook settings):
   
   
3. Þá opnast þessi gluggi. Veldu þar „Póstur“ (Email) og svo „Framsending“ (Forwarding). Hakaðu í „Gera framsendingu virka“ (Enable forwarding) og skrifaðu netfangið sem þú vilt áframsenda á. Ef þú vilt halda eftir afriti í HÍ pósthólfinu þínu, hakaðu þá í „Halda eftir afriti af framsendum skeytum“ (Keep a copy of forwarded messages). Smelltu svo á „Vista“ (Save) efst í hægra horninu:
   
   

Outlook býður upp á að geyma textablokkir sem auðvelt er að nota síðar. Eins og ef um er að ræða svar við spurningu sem oft er verið að spyrja um. Þá er hægt að útbúa flott svar, geyma það og nota það svo síðar þegar sama spurning er borin upp. Þá þarft þú ekki alltaf að vera skrifa sama svarið upp á nýtt. Hér að neðan er sýnt hvernig þú getur útbúið svona textablokk og hvernig þú notar hana síðar.

1. Byrjaðu á því að búa til nýjan tölvupóst með því að smella á „Ný skeyti“ (New Email):
2. Skrifaðu þann texta sem þú vilt geyma og  merktu hann svo. Smelltu á „Setja inn“ (Insert) flipann og svo á „Flýtihlutir“ (Quick Parts). Þar undir sérðu þann texta sem búið er að vista áður. En í þessu tilviki ætlar þú að bæta við texta til að geyma svo þú smellir á „Vista val í flýtihlutagalleríi...“ (Save selection to Quick Part Gallery...):
   
   
3. Settu inn gott nafn á textablokkina svo það sé auðvelt að velja hana síðar. Þú getur svo valið að setja upp flokka með svörum til að aðgreina þau og ef þú ert með margar textablokkir sem þú vilt geyma. Ef þú vilt búa til flokka þá smellir þú á „Flokkur“ (Category). En þú getur sleppt því og þá ferðu beint áfram á skref 5.:
   
   
4. Settu inn nafn á flokkinn og smelltu á „Í lagi“ (OK):
5. Settu inn lýsingu ef þú vilt (hún birtist þegar þú hvílir bendilinn yfir textablokkina í skrefi 6) og smelltu svo á „Í lagi“ (OK):
6. Næst þegar þú ert að fara senda póst (nú eða fundarboð eða viðburð) þá smellir þú á „Setja inn“ (Insert) flipann og svo á „Flýtihlutir“ (Quick Parts). Þá kemur upp listi með textablokkum sem þú hefur vistað. Veldu þá sem þú ætlar að nota og hún kemur inn þar sem bendillinn er staðsettur í textareitinn. Eða til að auðvelda þetta ferli enn frekar og sleppa því að þurfa að fara í „Setja inn“ (Insert) flipann fylgið þá næstu tveim skrefum:
   
   
7. Til að auðvelda enn frekar aðgengi að „Flýtihlutir“ (Quick Parts) smelltu þá á „Setja inn“ (Insert) flipann, hægri smelltu á „Flýtihlutir“ (Quick Parts) og veljið „Bæta við flýtistiku“ (Add to Quick Access Toolbar):
8. Næst þegar þú ert að skrifa póst, viðburð eða fundarbókun þá smellir þú einfaldlega á litla táknið fyrir „Flýtihlutir“ (Quick Parts) og velur textablokkina, sama í hvaða flipa þú ert. Fljótlegt og þægilegt:

Hér að neðan er farið yfir helstu þætti við leit í Outlook. 

Stundum kemur það fyrir að óprúttnir aðilar komast yfir aðgangsupplýsingar notanda og skrá sig inn á pósthólfið hans til þess að senda út ruslpóst. Þegar notandinn hefur breytt lykilorðinu sínu og endurheimt aðganginn kemur oft í ljós að póstregla er virk í pósthólfinu sem gerir það að verkum að öll innkomin skeyti fara beint í ruslið eða áframsendast á annað netfang.

Leiðbeiningarnar hér fyrir neðan sýna hvernig hægt er að fjarlægja óæskilegar póstreglur. Þetta þarf að gera í Outlook á vefnum frekar en í póstforriti af því að póstforrit hafa ekki aðgang að öllum stillingum pósthólfsins.

1. Opnaðu vafra og farðu inn á outlook.hi.is. Skráðu þig inn ef þú ert ekki nú þegar innskráð/ur.
2. Smelltu á tannhjólið uppi í hægra horninu og svo neðarlega á „Sjá allar stillingar í Outlook“ (View all Outlook settings):
   
   
3. Þá opnast stillingavalmyndin. Veldu þar „Póstur“ (Email) og svo „Reglur.“ (Rules) Þarna birtast allar póstreglur sem eru uppsettar í pósthólfinu þínu. Ef þú sérð einhverja óæskilega reglu sem þú vilt losna við geturðu ýtt á ruslafötuna til að eyða henni:
   
   
4. Ýttu á "Í lagi" (OK) til að staðfesta að þú viljir eyða reglunni:
   Núna ætti reglan að vera farin út og mun ekki lengur hafa áhrif á pósthólfið. Athugaðu að breytingin er ekki afturvirk þannig að póstur sem reglan gæti hafa flutt í ruslmöppu mun ekki færast sjálfkrafa í innhólfið.

Hægt er að skrifa póst og láta Outlook um að senda hann á fyrirfram ákveðnum tíma í framtíðinni. Til dæmis næsta morgun. Hér eru leiðbeiningar hvernig þetta er gert.

ATH. að mikilvægt er að tölvan og Outlook sé í gangi á þeim tíma sem pósturinn á að sendast.

1. Byrjaðu á því að búa til nýjan tölvupóst með því að smella á „Ný skeyti“ (New Email):
2. Smelltu nú á flipann „Valkostir“ (Options) og smelltu svo á „Seinka sendingu“ (Delay Delivery):
   
   
3. Hakaðu í „Ekki afhenda fyrir“ (Do not deliver before) og settu inn dagsetningu og tíma hvenær pósturinn á að vera sendur. Smelltu svo á „Loka“ (Close):
   
   
4. Nú er „Seinka sendingu“ (Delay Delivery) merktur sem sýnir að þar er virkni. Þegar pósturinn er tilbúinn smellir þú á „Senda“ (Send) og þá verður pósturinn sendur á þeim tíma sem þú gafst upp í skrefinu á undan. 

Windows

1.  Til að bæta við öðru pósthólfi í Outlook farðu í "Skrá" (File)
2. Veldu "Bæta við reikningi" (Add Account):
   
   
3. Skráðu inn netfangið í reitinn og smelltu á "Tengja" (Connect):
   
   
4. Skráðu inn lykilorðið þitt fyrir pósthólfið og ýttu á "Innskráning" (Sign in).
   
   
5. Ýttu á "Lokið" (Done) og þá ætti pósthólfið að vera uppsett, þú gætir þurft að slökkva og kveikja á Outlook til að það komi inn
   
   

Outlook Í síma:

1.  Til að bæta við öðru pósthólfi í Outlook þá skalltu smella á táknið uppi í vinstra horni:
   
   
2. Smelltu á plús takkann:
   
   
3. Að lokum skal smella á "Bæta við reikningi" og slá inn netfangið sem þú villt bæta við:
   
   

 Svona virkjar þú hjá þér forgangsinnhólf (Focused Inbox).

Í Outlook forriti

1. Vertu með tölvupóstinn opinn (ekki dagbók). Smelltu á „yfirlit“ (view) og svo „Sýna forgangsinnhólf“ (Show focused inbox):
   
   

Í vefpóstinum

1. Farðu inn á outlook.hi.is. Smelltu á tannhjólið í borðanum efst til hægri:
2. Smelltu á takkann við „Forgangsinnhólf“ (Focused inbox) til að kveikja á því:
   
   

Hægt er að búa til ýmsar reglur og síur í Outlook. Í þessu tilviki verður farið í hvernig hægt er að flokka póst frá ákveðnum aðila í ákveðna möppu í Windows en hægt er flokka póst eftir ýmsum öðrum leiðum eins og t.d. titli.

1. Vertu með þann póst valinn sem þú vilt búa til reglu útfrá. Undir „Heim“ (Home) flipanum smelltu á „Reglur“ (Rules) takkann og veldu þar „Búa til reglu...“ (Create Rule...) 
   
   
2. Í efri hlutanum skilgreinir þú í hvaða tilvikum reglan á að gilda. Í þessu tilviki hökum við í reitinn „Sendandi“ (From). Í neðri hlutanum er svo ákveðið hvað verður um þann póst sem stemmir við efri hlutann. Í þessu tilviki ætlum við að færa póstinn í ákveðna möppu og hökum við „Flytja atriði í möppu“ (Move the item to folder), Smellum því næst á „Velja möppu...“ (Select Folder...) takkann til að velja þá möppu sem þú vilt að pósturinn fari sjálfkrafa í í hvert skipti sem reglan á við:
   
   
3. Veldu þá möppu sem pósturinn á að fara í. Ef þú hefur ekki þegar búið möppuna til geturðu smellt á „Nýtt...“ (New...) og búið hana til. Í lokin smellir þú á „Í lagi“ (OK) og svo smellir þú á „Í lagi“ (OK) í fyrri glugga :
   
   
4. Ef þú hakar í „Keyra þessa reglu núna á skeyti sem eru fyrir í þessari möppu“ (Run this rule now on messages already in the current folder) þá virkjast reglan fyrir eldri pósta einnig. Í þessu tilviki færast allir eldri póstar frá viðkomandi netfangi yfir í skilgeinda möppu:
   
   
5. Nú ættir þú að sjá póstana frá netfanginu sem þú bjóst til regluna fyrir flytjast beint yfir í rétta möppu.

Hægt er að búa til ýmsar reglur og síur í Outlook. Í þessu tilviki verður farið í hvernig hægt er að flokka póst frá ákveðnum aðila í ákveðna möppu í MacOS en hægt er flokka póst eftir ýmsum öðrum leiðum eins og til dæmis titli.

1. Byrjum á því að búa til möppu sem við ætlum að nota til að færa póst sjálfkrafa í. Til að búa til möppu ferðu í „File“, þaðan í „New“ og velur svo „Folder“:
   
   
2. Ný mappa birtist þá fyrir neðan innhólfið þitt og til að gefa henni viðeigandi heiti smellir þú einu sinni á möppuna:
   
   
3. Finndu síðan póst frá sendanda eða með viðfangsefni sem þú vilt flokka í möppuna. Hægri smelltu á póstinn eða farðu í „Message" og veldu „Rules“ og svo „Create Rule…“:
   
   
4. Hér er hægt að stilla regluna eftir þínum þörfum. Ef þú vilt fá alla pósta frá viðkomandi sendanda í möppuna ýtirðu á X við óþarfa skilyrði. Ef þú vilt hafa fleiri skilyrði, þá ýtirðu á plúsinn. Á þessari mynd er reglan þannig að allur póstur sem kemur frá "Automation for Jira (jira)"  fara í möppuna „Automation for Jira“. En fyrst þarftu að velja „Move to different folder...".
   
   
   Því næst getur þú valið möppuna sem þú vilt setja póstinn í. Í þessu tilfelli er það „Automation for Jira".
   

   
5. Í þessu tilviki er sýnt hvernig þú beinir öllum þeim tölvupóstum sem eru með orðið „JIRA] (UT-6290) How to add Ugl...“ í möppuna „Automation for Jira“. Þú gerir það með því að velja plúsinn (+), velja „Subject“ í felliglugganum til vinstri. Skrifa orðið efst og smella á „OK“:
6. Smelltu á „Save" til að vista og virkja regluna

Nú er reglan orðin virk og ætti að færa póstinn sjálfkrafa í þær möppur miðað við skilgreiningarnar sem þú bjóst til.

Hægt er að búa til ýmsar reglur og síur í Outlook. Hér verður farið í hvernig hægt er að flokka póst frá ákveðnum aðila í ákveðna möppu á vefnum.

1. Farðu í HÍ vefpóstinn outlook.hi.is og skráðu þig inn. Smelltu þar á tannhjólið uppi í hægra horninu og svo neðst á „Sjá allar stillingar í Outlook“ (View all outlook settings):
   
2. Smelltu á „Póstur“ (Mail) og síðan „Reglur“ (Rules):
   
   
3. Hér sérð þú lista yfir þær reglur sem eru virkar. Til að búa til nýja smelltu á plúsinn:
4. Áður en haldið er áfram eru hér skýringar á þeim reitum sem á að fylla í:
   • Nafn (Name): Gefið reglunni eitthvað nafn. Gott að það lýsi reglunni vel.
   • Bæta við skilyrði: Hér getið þið valið skilyrðin sem munu virkja regluna, eins og ef pósturinn berst frá ákveðnum aðila eða ef efnislínan inniheldur ákveðið orð.
   • Bæta við aðgerð: Hér ákveðið þið hvað gerist við póstinn sem uppfyllir skilyrðin.
   • Ekki vinna úr fleiri reglum (Stop processing more rules): Gott er að venja sig á að haka hér ef um grunnreglu er að ræða. Til dæmis ef að þú ert með reglu um að færa allan póst frá nafn@hi.is í ákveðna möppu og hann sendir svo tilkynningu sem á við um þessa reglu sem við búum til hér þá mun þessi regla yfirskrifa hina regluna og færa póstinn í möppuna „Tilkynningar“.
     
     
5. Smelltu nú á „Vista“ (Save) og reglan bætist í listann yfir virkar reglur:

Ef þú verður ekki við í lengri eða skemmri tíma getur verið gott að kveikja á orlofssíu í Outlook. Svona er það gert í Windows.

1. Til að kveikja á orlofssíunni farðu í „Skrá“ (File):
2. Smelltu á „Sjálfvirk svör“ (Automatic Replies):
   
   
3. Veldu „Senda sjálfvirk svör“ (Send automatic replies). Ef þú vilt kveikja á síunni yfir ákveðið tímabil hakarðu í „Aðeins senda innan þessa tímabils“ (Only send during this time range) og settu „Upphafstími“ (Start time) og „Lokatími“ (End time). Því næst skrifarðu inn textann sem þú vilt að birtist í póstinum, annars vegar í „Innan eigin fyrirtækis“ (Inside My Organization) fyrir HÍ netföng og hins vegar í „Utan eigin fyrirtækis“ (Outside My Organization) fyrir aðra utan HÍ. Smelltu svo á „Í lagi“ (OK):
   
   
4. Ef þú vilt slökkva á síunni áður en tímabilið sem þú valdir er liðið eða ef þú valdir ekki að setja tímabil þá ferðu aftur í „Skrá“ (File) og smellir á „Slökkva á“ (Turn off):

Ef þú verður ekki við í lengri tíma getur verið gott að kveikja á orlofssíu í Outlook. Svona er það gert í MacOS.

1. Til að kveikja á orlofsreglunni velur þú „Tools“ flipann og „Out of Office“:
   
   
2. Hér hakar þú við „Send automatic replies for account...“. Í glugganum „Reply once to each sender with:“ skrifar þú það sjálfvirka svar sem á að sendast út meðan þú ert fjarverandi. Athugaðu að aðeins HÍ netföng fá þetta sjálfvirka svar. Ef þú vilt að öll netföng fá svarið skrifar þú það líka inn í gluggann fyrir neðan og merkir við „Also send replies to senders outside my organization“ og velur „Send to all external senders“. Gott er að skilgreina tímann sem þú ert fjarverandi því þá slökknar á reglunni sjálfkrafa þegar þú kemur til baka. Merktu þá við „Only send replies during this time period“ og veldu upphafsdag og lokadag. Að lokum smellir þú svo á „OK“:
   
   

Ef þú verður ekki við í lengri eða skemmri tíma getur verið gott að kveikja á orlofssíu í Outlook. Svona er það gert í vefpóstinum.

1. Farðu í HÍ vefpóstinn outlook.hi.is og skráðu þig inn. Smelltu þar á tannhjólið uppi í hægra horninu og svo neðst á „Sjá allar stillingar í Outlook“ (View all outlook settings):
   
2. Veldu hér „Póstur“ (Email) lengst til vinstri og svo „Sjálfvirk svör“ (Automatic replies). Kveiktu á sjálfvirkum svörum með því að smella á „Kveikt á sjálfvirkum svörum“ (Automatic replies on) (ATH að sjálfvirk svör verða ekki virk nema þú smellir á „Vista“ (Save) neðst. Ef þú vilt að sjálfvirka svarið berist bara á ákveðnu tímabili hakarðu í „Senda svör aðeins yfir tiltekið tímabil“ (Send replies only during a time period) og velur svo réttar dagsetningar og tíma. Því næst seturðu skilaboðin sem þú vilt hafa í póstinum. Gott er að venja sig á að setja inn íslenskan og enskan texta bæði fyrir „innan stofnunar“ (Inside your orginization) og „út fyrir stofnun“ (outside your orginization). Smelltu svo á „Vista“ (Save) neðst þegar svarið er eins og þú vilt hafa það:

Hér er sýnt hvernig þú útbýrð undirskrift (e. signature) í Outlook fyrir Windows. Myndband af þessu ferli er að finna neðst á síðunni.

1. Til að festa undirskrift á pósta í Outlook smelltu á „Nýtt skeyti“ (New email):
2. Undir „Skeyti“ (Email) flipanum skaltu smella á „Undirritun“ (Signature) og velja „Undirritanir....“ (Signatures).
   
   
3. Smelltu á „Nýtt“ (New):
   
   
4. Gefðu undirskriftinni eitthvað nafn og smelltu á „Í lagi“ (OK):
   
   
5. Ef þú ert með fleiri en einn reikning þarftu að velja fyrir hvaða reikning undirskriftin á að vera undir „Tölvupóstreikningur“ (E-mail account). Einnig þarf að velja hvort þú viljir að undirskriftin birtist í nýjum póstum og/eða svörum og áframsendingum, þá er breytt úr (Ekkert / none) yfir í nafnið sem þú gafst undirskriftinni í „Ný skeyti“ (New messages) og/eða „Svör/Framsendingar“ (Replies/forwards). Þú getur haft mismunandi undirskriftir og oft gott að hafa einfaldari undirskriftir í „Svör/Framsendingar“ (Replies/forwards).
6. Ef þú hefur (ekkert / none) í báðum reitum mun undirskriftin ekki birtast sjálfkrafa en þú getur valið hana á einfaldan hátt með „Signature“ takkanum (sjá skref 2).
7. Þú skrifar svo undirskriftina þína í stóra reitin og breytir letri og stærð eftir smekk. Ef þú vilt bæta við mynd ýtirðu á myndatakkann. Starfsfólk ATH að fylgja eftir þeim stöðlum sem HÍ gefur. Hér má finna undirskriftir fyrir starfsfólk HÍ sem hægt er að afrita og þá bara breyta nafni, titli o.s.frv.: Hönnunarstaðall - Undirskriftir:
8. Smellið svo á „Í lagi“ (OK) þegar undirskriftir eru klárar:
   
   
9. Næst þegar þú skrifar nýjan póst ætti undirskriftin að birtast í honum:
   
   

Hér að neðan er myndskeið frá Microsoft sem sýnir hvernig þú setur inn undirskrift. Hér getur þú fundið enn fleiri myndskeið um Outlook: Outlook video training

Hér er sýnt hvernig þú útbýrð undirskrift (e. signature) í Outlook fyrir MacOS.

1. Opnaðu Outlook og smelltu á „Outlook“ í vinstra horni og veldu „Preferences" eða „Settings“:
   
   
2. Smelltu á „Signatures“:
   
   
3. Smelltu á plúsinn(1) niðri í vinstra horni til að búa til nýja undirskrift. Tvísmelltu svo á nafnið(2) á henni til að búa til nýtt nafn fyrir undirskriftina.
   
   
4. Skrifaðu svo undirskriftina þína í „Signature“ gluggann. Hér má finna undirskriftir fyrir starfsfólk HÍ sem hægt er að afrita og þá bara breyta nafni, titli o.s.frv.: Hönnunarstaðall - Undirskriftir. Smelltu á „Save" (2) þegar því er lokið.
   
   
5. Veldu síðan aðganginn þinn undir „Account“(1). Veldu síðan nafnið á undirskriftinni sem þú varst að búa til „New messages“ (2) og „Replies/forwards“ (3). Eins og þið sjáið að þá er hægt að hafa mismunandi undirskrift fyrir venjulegan póst og svo fyrir „Replies/forwards“ póst. Starfsfólk ATH að fylgja eftir þeim stöðlum sem HÍ gefur:
   
   
6. Lokaðu nú glugganum.

Hér er sýnt hvernig þú útbýrð undirskrift (e. signature) í Outlook fyrir Android tæki.

1. Smelltu á táknið í vinstra horninu:
   
   
2. Farðu í tannhjólið niðri í vinstra horninu:
   
   
3. Smelltu á „Undirritun“ (Signature):
   
   
4. Hér getur þú svo sett inn nýja undirskrift eða fjarlægt undirskriftina. Hakaðu við „Undirritun fyrir hvern reikning“ ef þú notar fleiri en eitt netfang og vilt hafa mismundandi undirskriftir á þeim. Smelltu á hakið uppi í hægra horninu þegar undirskriftin er eins og þú vilt hafa hana og hún mun birtast neðst í næsta pósti sem þú skrifar og sendir:
   
   

Undirskriftin (e. signature) þín fer ekki sjálfkrafa úr Outlook í tölvunni þinni yfir í Outlook appið í símanum þínum. Því þurfið þið að setja undirskrift í öll þau tæki sem þið notið. Hér er sýnt hvernig þú útbýrð undirskrift í Outlook fyrir iPhone og iPad.

1. Opnaðu Outlook í tækinu. Veldu myndina eða teiknið uppi í vinstra horninu:
   
   
2. Veldu tannhjólið niðri til vinstri:
   
   
3. Veldu nú „Signature“ í listanum:
   
   
4. Smelltu á sjálfgefnu undirskriftina:
   
   
5. Skrifaðu inn undirskriftina þína eins og þú vilt að hún birtist neðst í pósti sem þú sendir frá þessu tæki. Hægt er að flýta fyrir sér með því að finna póst sem þú hefur sent úr tölvu þar sem þú ert með góða undirskrift og afritað þá undirskrift og sett hér inn:
   
   
6. ATH að fylgja eftir þeim stöðlum sem HÍ gefur. Hér má finna undirskriftir fyrir starfsfólk HÍ sem hægt er að afrita og þá bara breyta nafni, titli o.s.frv.: Hönnunarstaðall - Undirskriftir. 

Hér er sýnt hvernig þú útbýrð undirskrift (e. signature) í Outlook í vefpóstinum.

1. Opnaðu vafra og farðu inn á outlook.hi.is
2. Smelltu á tannhjólið uppi í hægra horninu og svo neðarlega á „Sjá allar stillingar í Outlook“ (View all outlook settings):
   
   
3. Smelltu á „Póstur“ (Email) og „Skrifa og svara“ (Compose and reply). Þá geturðu búið til undirskrift sem hentar, skrifaðu undirskriftina sem þú vilt hafa í reitinn og breyttu letri og stærð eftir smekk. 
   • Ef þú vilt bæta við mynd smellir þú á myndatakkann. 
   • Merktu í „Setja undirskrift mína sjálfkrafa inn í ný skeyti sem ég bý til" (Automatically include my signature on new messages that I compose) ef þú vilt að undirskriftin birtist í nýjum skeytum
   • Merktu í „Setja undirskrift mína sjálfkrafa inn í skeyti sem ég framsendi eða svara" (automatically include my signature on messages I forward or reply to) ef þú vilt fá hana inn í skeyti sem þú svarar eða framsendir.  
   • ATH að fylgja eftir þeim stöðlum sem HÍ gefur. Hér má finna undirskriftir fyrir starfsfólk HÍ sem hægt er að afrita og þá bara breyta nafni, titli o.s.frv.: Hönnunarstaðall - Undirskriftir. 
4. Í lokin smellir þú á „Vista“ (Save) neðst:
5. 

Ef þína deild eða hóp vantar sameiginlegt netfang þá þurfið þið að senda póst á help@hi.is þar sem eftirfarandi upplýsingar þurfa að koma fram:

• Hvaða nafn á að vera á sameiginlega pósthólfinu?
• Hvaða netfang á sameiginlega pósthólfið að hafa?
• Hvaða notendanöfn eiga að hafa aðgang að pósthólfinu?

Ef það þarf að gefa nýjum notanda aðgang að pósthólfinu eða taka notanda út eftir að það hefur verið stofnað þarf að senda póst á help@hi.is, pósturinn þarf að koma frá pósthólfinu sjálfu eða einhverjum þeirra sem hafa þegar aðgang að pósthólfinu.

Í póstinum þarf að koma fram:

• Netfang sameiginlega pósthólfsins
• Notendanafn þess sem á að bæta við eða taka út af pósthólfinu.  

1. Ef þú ert að nota outlook forritið í windows ætti pósthólfið að birtast sjálfkrafa í outlook eftir að þér hefur verið bætt á það, þú gætir þurft að enduræsa forritið
2. Til að geta sent í nafni sameiginlega netfangsins þarftu að fara í "Nýtt skeyti" (New Email).
   
   
3. Ýtið á "Frá" (From) og farið í "Annað netfang..." (Other Email Address...). Ef frá er ekki sýnilegt farið í "Valkostir" (Options) og ýtið á "Frá" (From) þar, þá birtist takkinn.
   
   
4. Ýtið á "Frá..." (From...) takkann.
   
   
5. Skrifið inn nafnið á pósthólfinu, veljið það og ýtið á "Í lagi" (OK).
   
   
6. Ýtið á "Í lagi" (OK).
   
   
7. Þá getið þið framvegis valið hvort þið sendið úr ykkar pósthólfi eða sameiginlega pósthólfinu.
   
   

Sameiginleg pósthólf birtast ekki sjálfkrafa í Outlook á macOS heldur þarf að bæta því við samkvæmt eftirfarandi leiðbeiningum til þess að sjá það.

1. Farðu í „Tools“ og „Accounts...“
   
   
2. Smelltu á „Delegation and Sharing.“
   
   
3. Farðu í „Shared With Me“ og smelltu á plúsinn niðri í vinstra horni.
   
   
4. Skrifaðu inn nafnið eða netfangið á sameiginlega pósthólfinu, veldu það og smelltu á „Add.“
   
   
5. Smelltu á Done.
   
   
6. Sameiginlega pósthólfið ætti nú að vera sýnilegt í listanum vinstra megin í Outlook.
   
   

Til að bæta við sameiginlegu pósthólfi í Outlook vefpósti sem þú hefur fengið aðgang að og geta sent frá því farðu á outlook.hi.is

1. Hægri smelltu á „Möppur“ og Veldu „Bæta við samnýttri möppu“
   
   
2. Sláðu inn nafn eða netfang sameiginlega pósthólfsins í reitinn og ýttu á „Bæta við“
   
   
3. Þá er sameiginlega pósthólfið komið inn. Til að geta sent frá sameiginlega pósthólfinu ýttu á „Nýr Tölvupóstur“
   
   
4. Undir "Valkostir" skaltu haka við „Sýna sendanda“
5. Ýttu á „Frá“ og „Annað netfang“
   
   
6. Skrifaðu inn netfangið eða nafnið á sameiginlega pósthólfinu, eftir að þú hefur sent frá sameiginlega netfanginu einu sinni ætti það að haldast inni undir „Frá“
7. Til að „Frá“ takkinn haldist alltaf inni þarf að fara í tannhjólið efst og fara svo í „Sjá allar stillingar í Outlook“ neðst
8. Þar er farið í „Skrifa og svara“ og hakað í „Sýna alltaf „Frá““, smella svo á „Vista“
   
   

Stundum þarf að setja reglur, sjálfvirkt svar eða breyta öðrum stillingum í sameiginlegum pósthólfum. Hægt er að fara beint inn á sameiginlegt pósthólf á vefnum með því að fara á slóðina http://outlook.hi.is/sharedmailbox@hi.is/ Athugið að breyta verður sharedmailbox@hi.is í það netfang sem er á sameiginlega pósthólfinu. Þið skráið ykkur inn með HÍ netfanginu ykkar og lykilorði og þá eruð þið komin inn á sameiginlega pósthólfið og getið breytt stillingum.

Önnur leið er að fara inn á outlook.hi.is:

1. Farðu upp í hægra hornið og ýttu á nafnið þitt og "Open another mailbox"
2. Skrifaðu inn netfangið á sameiginlega pósthólfinu eða nafnið og ýttu á "Open". Þá ættirðu að vera komin inn á sameiginlega pósthólfið.

Þú fylgir leiðbeiningunum hér að ofan til þess að búa til reglur eða setja á sjálfvirkt svar.

Hægt er að sjá sameiginleg pósthólf í outlook appinu í símum og spjaldtölvum.

1. Smelltu á táknið í vinstrahorninu:
   
   
2. Smelltu á umslagið með plús merkinu vinstra meginn.
   
   
3. Smelltu á „Bæta við samnýttu pósthólfi“ (Add a shared mailbox) neðst
   
   
4. Skrifaðu inn netfangið á sameiginlega pósthólfinu og ýttu á „Continue“, þá ætti pósthólfið að vera komið inn í appið
   
   

Hér að neðan eru sýndar leiðir til þess að láta Outlook uppfæra innhólfið og úthólfið aftur í Outlook á Windows.

Leið 1. Enduræsið forritið með því að hægri smella á Outlook íkonið á verkstikunni og veljið "close all windows" eða "close window" og ræsið það síðan aftur

Leið 2.

1. Smellið á "Senda / taka á móti" (Send / Receive).
2. Smellið síðan á "Senda og taka við öllum möppum" (Send/Receive All Folders) og eftir það "Uppfæra möppu" (Update Folder).
   
   

Leið 3. Áður en þið farið þessa leið þá skulið þið afrita allan póstinn sem er í "Outbox" þar sem hann mun eyðast, þið getið afritað í word skjal t.d.

1. Smellið á "Skrá" (File)
2. Smellið núna á "Reikningstillingar" (Account Settings) og smellið síðan aftur á "Reikningstillingar" (Account Settings) í fellilistanum.
   
   
3. Í flipanum "Tölvupóstur" (Email) skulið þið smella á netfangið ykkar og síðan "Fjarlægja" (Delete) eftir það þurfið þið bara að bæta því aftur við.
   
   
4. Ef þið fáið skilaboð um að búa til "Gagnaskrá" (Data File) þá skulið þið smella á "OK" og smella síðan á "Gagnaskrár" (Data file) flipan.
   
   
5. Smellið á "Bæta við" (Add) og vistið með því að smella á "Í lagi" (OK), hægt er að eyða þessari möppu seinna
   
   
6. Endurtakið nú skref 3

Hér að neðan eru sýndar leiðir til þess að láta Outlook uppfæra innhólfið og úthólfið aftur í Outlook á MacOS.

Leið 1. Smellið á "Tools" og síðan "Sync"

Leið 2.

1. Smellið á "Tools" og síðan "Accounts"
   
   
2. Niðri vinstra megin í glugganum er + og - takki, hægra megin við þá er þrí-punktur eða tannhjól smellið á þann takka og veljið "Reset account"
   
   

Leið 3. Við ráðleggjum að afrita póstinn í outboxinu (ósendur) því hann mun eyðast

1. Smellið á mínus við netfangið undir "Tools" og síðan "Accounts" og bætið netfaninu aftur við á sama stað.
   
   

Ef Outlook er fast á upphafs skjá eða vill ekki opnast þá er hægt að reyna eftirfarandi leiðir til þess að laga vandann. Við gerum ráð fyrir að það sé búið að reyna að enduræsa forritið, loka því í "Task manager" eða enduræsa tölvuna.

Leið 1.

1. Opnið "Stjórnborð" (Control panel).
   
   
2. Leitið þar að "Mail" og opnið það.
   
   
3. Smellið á "Email accounts" og eyðið netfanginu.
   
   
4. Ef þið fáið skilaboð um að búa til "Gagnaskrá" (Data File) þá skulið þið smella á "OK" og smella síðan á "Gagnaskrár" (Data file) flipan.
   
   
5. Smellið á "Bæta við" (Add) og vistið með því að smella á "Í lagi" (OK), hægt er að eyða þessari möppu seinna
   
   
6. Endurtakið nú skref 3

Leið 2.

1. Lokið öllum 365 forritum (Word, Excel, PowerPoint og svo framvegis).
2. Leitið að "Bæta við eða fjarlægja forrit" (Add or remove programs) í upphafsvalmynd (Start hnappi).
   
   
3. Leitið að "Microsoft 365 apps for enterprise" (is eða en skiptir ekki máli).
4. Smellið á þrípunktinn og veljið "Breyta" (Modify).
   
   
5. Veljið "Online repair" og reynið síðan að opna Outlook eftir að viðgerðin er búin.
   
   

Leið 3.

1.  Lokið öllum 365 forritum (Word, Excel, PowerPoint og svo framvegis).
2. Leitið að "Bæta við eða fjarlægja forrit" (Add or remove programs) í upphafsvalmynd (Start hnappi).
   
   
3. Leitið að "Microsoft 365 apps for enterprise" (is eða en skiptir ekki máli).
4. Smellið á þrípunktinn og veljið "Fjarlægja" (Uninstall) og setjið Microsoft 365 pakkann aftur upp.