Dagbók í Outlook

Outlook dagbókin birtist sjálfkrafa í Outlook sem fylgir með Microsoft 365 (Office) pakkanum.

• Til að fara í Outlook dagbókina smellir þú á litla dagbókarmerkið vinstra megin í Outlook. Hægt er að stilla útlit dagbókarinnar með tökkunum í „Fara í“ (Go To) og „Raða“ (Range). Hér vel ég að sjá vinnuviku en best er að prófa sig áfram til að sjá hvað hentar best:
  
  
• Ef þú vilt sjá dagbók og næstu viðburði hjá þér í flýti getur þú stoppað bendilinn yfir dagbókarmerkinu án þess að smella á það og þá birtist gluggi með næstu viðburðum. Einnig getur þú fest dagbókina inn í póstviðmótinu svo þú sjáir það alltaf á sama tíma og póstinn. Þá birtist dagatal með næstu viðburðum hægra megin:
  
  

Outlook dagatalið birtist sjálfkrafa í Outlook þegar pósturinn hefur verið settur upp. Ef þið hafið ekki gert það nú þegar er best að byrja á því: Uppsetning á HÍ pósti í Outlook fyrir MacOs

1. Til að fara í Outlook dagbókina smellið þið á litla dagbókarmerkið uppi í vinstra horninu í Outlook:
   
2. Hægt er að stilla útlit dagbókarinnar undir flipanum „Organize“. Það er hvort það sjáist einn dagur, vinnuvika, vika eða mánuður:
   

1. Þú getur valið hversu marga daga þú sérð í dagbókinni. Smelltu á táknið uppi til hægri við hlið leitarhnappsins:
   
   
2. Hér getur þú valið um að fá dagbókina setta upp sem dagskrá í réttri röð, sýna einn dag, sýna 3 daga í einu eða mánuðinn:
   
   

Sýnilegar dagbækur og deiling á þeim

Hægt er að velja hvaða dagbækur eru sýnilegar ásamt því að stilla hverja dagbók fyrir sig eins og t.d. að deila dagbók með öðrum.

1. Smelltu á táknið uppi í vinstra horni:
   
   
2. Hakaðu hér inn og út þær dagbækur sem þú vilt að séu sýnilegar í þínu dagatali. Ef þú vilt svo fara í stillingar á ákveðinni dagbók smelltu þá á tannhjólið hægra megin við dagbókina. Í þessu dæmi er Outlook reikningur einnig skráður inn í Outlook og því er hægt að velja að sjá dagbækur þaðan. Smelltu á tannhjólið hægra megin við dagbók:
   
   
3. Hér getur þú meðal annars valið lit á dagbókina og deilt dagbókinni með öðrum. Þá smellir þú á „Bæta fólki við“ (Add people). Þú getur þá valið hvort viðkomandi sjái dagbókina og hvort hann megi setja inn viðburði í dagbókina o.s.frv.:
   
   

Tilkynningar og aðrar stillingar fyrir dagbókina í heild

1. Smelltu á táknið uppi í vinstra horni:
   
   
2. Smelltu á tannhjólið sem er neðst niðri til vinstri:
   
   
3. Hér getur þú stillt ýmislegt varðandi Outlook. Farðu niður listann til að finna stillingar fyrir dagbók (Calendar). Hér getur þú valið hvenær þú færð tilkynningar (Notifications), hvaða dagbók er sjálfvalin þegar nýr viðburður er settur inn (alltaf hægt að breyta þessu þegar nýr viðburður er búinn til) og á hvaða vikudegi vikan byrjar. Í þessu dæmi smellir þú á „Tilkynningar“ (Notifications):
   
   
4. Smelltu á „Dagbók“ (Calendar) til þess að fá upp stillingar fyrir tilkynningar. Veldu „Færslur“ (Events) til að velja hvenær þú vilt fá tilkynningu um að viðburður sé að hefjast. Hér getur þú einnig valið hvort þú viljir fá tilkynningar frá þessum reikningi með því að smella á „Hljóð“ (Sound)
   
   

Hér að neðan verða sýndar nokkrar stillingar sem geta gagnast vel. Eins og t.d. hversu marga daga þú sérð á síðunni, grunnstillingar og veðurstillingar.

• Til að komast í dagbókina byrjar þú á því að fara inn á outlook.hi.is og smella á dagbókina vinstra megin á síðunni
• Þú getur stillt hversu mikið af dagbókinni er sýnilegt á síðunni. Hægt er að velja á milli þess að sjá einn dag, vinnuviku, viku eða mánuð. Smelltu á „Í dag“ (Today) til að fara beint á daginn í dag í dagbókinni. Þetta getur verið þægilegt ef farið er marga mánuði fram í tímann að smella á takkann til að fara aftur á daginn í dag. Sýnin sem er valin heldur sér. 
  
  
• Hægt er að opna stillingarglugga með því smella á tannhjólið efst til hægri og smella síðan á "Sjá allar stillingar í Outlook" (View all outlook settings).
  
  
• Þá opnast stillingargluggi fyrir dagbókina. Þarna eru í boði alls konar stillingar fyrir dagbókina meðal annars útlit og veður
  
  
• Í veður stillingunum getur þú valið hvort þú viljir sýna það í dagbókinni, staðsetningu og hvort notast er við Celsius 
  
  

1. Þegar þú stofnar fund er best að velja „Nýr Fundur“ (New Meeting):
   
   
2. Nú opnast glugginn þar sem fundurinn er búinn til.
   • Titill (Title): Hér gefurðu fundinum nafn.
   • Áskilið (Required): Hér bætirðu inn þeim sem eiga að fá fundarboð.
   • Valfrjálst (Optional): Hér geturðu bætt inn þeim sem mega einnig mæta.
   • Staðsetning (Location): Hér geturðu bókað fundarherbergi, Teams er sjálfvalið, hægt er að nota Room Finder til að leita að mögulegum staðsetningum og athuga hvort að herbergið sé upptekið.
   • Herbergjaleit (Room finder): Sjá skref 5.
     
     
3. Ef valið er hnappurinn „Áskilið“ (Required) eða „Valfrjálst“ (Optional) geturðu leitað að þeim sem þú vilt bjóða.
   
   
4. Ef valið er „Staðsetning“ (Location) hnappinn þá geturðu leitað að herberginu sem þú vilt halda fundinn.
   
   
5. Hægra megin við staðsetningu birtist „Herbergjaleit“ (Room Finder). Ef þú ert að bóka fund í fundarherbergi HÍ getur þú notað „Herbergjaleit“ (Room Finder) til að bóka herbergið í leiðinni. Þú velur þá byggingu og sætisfjölda. Þá færð þú lista yfir fundarherbergi sem eru í boði í þeirri byggingu og getur valið eitt þeirra sem er laust á fundartíma.
   
   
6. Mundu að smella á „Senda“ (Send) þegar bókunin er tilbúin. Þá fá allir þeir sem bætt var við listann póst um fundarboð sem þeir geta svo svarað beint hvort þeir komist eða ekki:
7. Þegar fundurinn er að byrja færðu tilkynningu um það og getur valið „Taka þátt á netinu“ (Join Online).
   
   
8. Þá opnast Teams og þú getur valið „Join now“ til að tengjast fundinum.
   
   

1. Nú ætlar þú að bóka fund. Þá smellir þú á Calendar og New Event:
   
   
2. Hér sést upphafsglugginn fyrir fundarboðun. Hér geta notendur sett inn Heiti á fundi, hverjum skal bjóða, dagsetningu og tímasetningu, staðsetningu (farið verður nánar í það í lið x), hvenær skal minna á fund, hvort hann sé einnig á Teams og skilaboð sem sendast með fundarboði.
   
   
3. Til eru 2 aðferðir til að boða fólk á fund. Í „Add required people" seturðu fólkið sem er mikilvægt að mæti á fundinn. Í „Add optional people" seturðu fólk sem er gott að fá á fundinn en ekki nauðsynlegt.
   
   
4. Næst þarf að skrá dagsetningu og tímasetningu fundarins. Einnig er hægt að velja hvort fundur skuli vera endurtekin.
   
   
5. Til þess að bóka fundarherbergi er smellt á „Add a location". Þar er hægt að slá inn hvar fundurinn á að vera eða smellt á „Browse with Room Finder". Til að geta bókað fundarherbergi þurfa notendur að hafa réttindi til þess. Einnig er hægt að velja að hafa fundinn á Teams (eða bæði). Room Finder birtist og hægt er að finna herbergin sem hægt er að bóka. Það stendur einnig hvort fundarherbergið sé laust á þeim tíma sem valið hefur verið.
   
   
6. Hægt er að skrifa texta sem er sendur út með fundarboðinu.
   
   
7. Að lokum smellir þú á „Save“ og boðið er sent út.

1. Veldu dagbókaríkonið neðst á skjánum til hægri:
   
   
2. Veldu „New Event":
   
   
3. Nú er hægt að fylla inn þær upplýsingar sem þörf er á. Til eru tveir flokkar af gestum „Required" og „Optional". Þeir sem eru valdir sem required verða að svara fundarboði, en ekki þeir sem eru optional. Hægt er að bóka fundarherbergi í „Location". Þegar búið er að fylla út er ýtt á hakið uppi í hægra horni.
   
   

Að bóka fund í Android tæki er í raun sama ferli og að bóka viðburð. Nema í þessu tilviki bætir þú notendum á viðburðinn og þannig verður það að fundi. 

1. Veldu dagbókarmerkið neðst til að fara í dagbókina. Þá sérðu þá viðburði sem eru á döfinni hjá þér. Þú getur valið táknið efst til hægri við hlið leitarhnappsins til að breyta útliti dagbókarinnar. Til að búa til fund velur þú bláa hringinn með plúsinum niðri í hægra horninu:
   
   
2. Settu titil á fundinn. Þú getur svo bætt fólki á viðburðinn. Settu inn dagsetningar og tíma. Ef fólkið sem þú býður á viðburðinn er laust á þessum tíma ætti að koma grænt notandaíkon með haki en ef einhver er upptekinn kemur rautt notandaíkon með „x“. Settu inn staðsetningu og fylltu í aðra reiti eftir þörfum. Einnig er hægt að sjá laus fundarherbergi og bóka þau undir staðsetningunni og miðar það við tímann sem þú valdir. Þegar viðburðurinn er tilbúinn velur þú hakið uppi í hægra horninu til að vista:
   
   

1. Til að búa til fund ferðu fyrst í dagbókina og velur svo „Ný færsla“ (New) og velur „Viðburður“ (Event):
   
   
2. Þú gefur fundinum nafn, setur inn staðsetningu, setur inn dagsetningu og tíma fyrir fundinn. Þú getur bætt við frekari athugasemdum í stóra reitinn eða bætt við viðhengi fyrir neðan í „Hengja við“ (Attach).
3. Ef þú bætir við notendum undir „Bjóða þáttakendum“ (Invite attendees) eða setur inn fundarherbergi í staðsetningarreitinn (location) þá breytist viðburðurinn í fund.
   
   
4. Veldu staðsetningu (location), þú getur smellt á "vafra með herbergjaleit" (Browse with Room Finder) til þess að fá betri útlistun á hvaða herbergi eru laus og hve mörg sæti eru í boði
   
   
5. Þú getur hakað við "Teams-fundur" ef þú vilt hafa fundinn í boði í gegnum netið.
6. Þegar fundurinn er tilbúinn þá smellir þú á „Vista“ (Save) uppi í vinstra horninu:

Nú hafa allir þeir sem þú skráðir á fundinn fengið fundarboð og sjá það bæði í innhólfinu hjá sér og í dagbókinni.

Til að bæta við nýjum viðburði í dagbókina sem er bara ætlaður sem áminning fyrir þig en ekki fundur sem þú ætlar að bjóða fleirum á er best að velja „Nýtt erindi“ (New Appointment).

Þú býrð til nafn á viðburðinn í „Titill“ (Subject), setur inn staðsetningu í „Staðsetning“ (Location), velur svo dagsetningu og tíma fyrir viðburðinn. Þú getur svo valið að setja frekari skýringu þar fyrir neðan. Þú getur breytt því hvernig aðrir sjá þig undir „Sýna sem:“ (Show as), en sjálfkrafa ert þú með stillinguna á „Upptekin(n)“ (busy) þar sem viðburður er í dagbókinni. Þegar viðburðinn er eins og þú vilt hafa hann smelltu þá á „Vista og loka" (Save & Close) og þá birtist viðburðurinn í dagbókinni þinni:

1. Byrjaðu á því að smellta á 'Calendar' flipann og því næst 'New Event'
   
   
2. Þú býrð til nafn á viðburðinn í „Subject“, setur inn staðsetningu í „Location“, velur svo dagsetningu og tíma fyrir viðburðinn. Þú getur svo valið að setja frekari skýringu þar fyrir neðan. Þú getur breytt því hvernig aðrir sjá þig undir „Show as:“. Það virkar vel þegar aðrir eru að reyna bóka þig á fund. Þá sjá þeir hvort þú sért upptekin(n) eða ekki. Sjálfkrafa er það stillt á „Busy“. Þegar þú ert búin(n) að stilla viðburðinn eins og þú vilt hafa hann smellir þú á „Save & Close“ og þá birtist viðburðurinn í dagatalinu þínu:
   
   

1. 1) Veldu dagbókaríkonið neðst á skjánum til hægri:
   
   
2. Veldu „New Event":
   
   
3. Settu titil á viðburðinn. Þú getur svo bætt fólki á viðburðinn. Settu inn dagsetningar og tíma. Ef fólkið sem þú býður á viðburðinn er laust á þessum tíma ætti að koma grænt notandaíkon með haki en ef einhver er upptekinn kemur rautt notandaíkon með „x“. Settu inn staðsetningu og fylltu í aðra reiti eftir þörfum. Þegar viðburðurinn er tilbúinn velur þú hakið uppi í hægra horninu til að vista:
   
   

Outlook dagbókin birtist sjálfkrafa í Outlook þegar pósturinn hefur verið settur upp í því, ef þú hefur ekki gert það nú þegar er best að byrja á að setja upp HÍ póstinn í Outlook:

1. Til að fara í dagbókina byrjar þú á að opna Outlook. Veldu dagbókarmerkið neðst til að fara í dagbókina. Þá sérðu þá viðburði sem eru á döfinni hjá þér. Þú getur valið táknið efst til hægri við hlið leitarhnappsins til að breyta útliti dagbókarinnar. Til að bæta við viðburði velur þú plúsinn niðri í hægra horninu:
   
   
2. Fylltu inn viðeigandi upplýsingar. Ef þú bætir við fólki þá breytist viðburðurinn í fund. Ef fólkið sem þú býður á viðburðinn er laust á þessum tíma ætti að koma grænt notandaíkon með haki en ef einhver er upptekinn kemur rautt notandaíkon með „x“. Einnig er hægt að sjá laus fundarherbergi og bóka þau undir staðsetningunni og miðar það við tímann sem þú valdir. Þegar viðburðurinn er tilbúinn velur þú hakið uppi í hægra horninu til að vista:
   
   

Viðburðir (event) eru hugsaðir sem atburðir bara fyrir ykkur. Ef þið bætið fleirum við viðburðinn breytist hann í fund.

1. Til að setja inn nýjan viðburð í dagatalið ferðu fyrst í dagbókina og velur svo „Ný færsla“ (New) og velur „Viðburður“ (Event):
   
   
2. Þú gefur viðburðinum nafn og setur inn staðsetningu. Setur inn dagsetningu og tíma fyrir viðburðinn. Þú getur bætt við frekari athugasemdum í stóra reitinn eða bætt við viðhengi fyrir neðan í „Hengja við“ (Attach).
3. Ef þú bætir við notendum undir „Bjóða þátttakendum“ (Invite attendees) eða setur inn fundarherbergi í staðsetningarreitinn (location) þá breytist viðburðurinn í fund.
   
   
4. Þegar viðburðurinn er tilbúinn þá smellir þú á „Vista“ (Save) uppi í vinstra horninu:

Nú birtist viðburðurinn í dagbókinni þinni.

Hér að neðan er sýnt hvernig þú getur bókað herbergi og fólk á fund og verið viss um að allir séu lausir á sama tíma.

1. Þegar þú ert búin(n) að smella á „Nýr fundur“ (New Meeting) þá getur þú smellt uppi á „Dagskráraðstoð“ (Scheduling Assistant).
   
   
2. Byrjum á því að bæta við fundargestum. Þú getur skrifað netfang þeirra í nafnareitinn eða þú getur smellt á „Bæta við þátttakendum“ (Add Attendees).
   • Ef þú velur „Bæta við þátttakendum“ (Add Attendees) þá getur þú leitað með nafni eða netfangi viðkomandi
   • Þú getur skipt um tengiliðaskrá ef þú ert með fleiri en eina skrá með því að opna listann undir „Tengiliðaskrá“ (Address Book).
   • Merktu fundargest og smelltu svo á „Nauðsynlegt“ (Required) ef viðkomandi verður að vera á fundinum eða „Valfrjálst (Optional)“ ef viðkomandi hefur val um hvort hann mæti eða ekki.
   • Þegar búið er að setja alla inn sem eiga að vera á fundinum. Þá er smellt á „Í lagi“ (OK):
     
     
3. Bættu nú við fundarherbergi. Smelltu á „Herbergjaleit“ (Room finder) eða smelltu á „Bæta við herbergjum“ (Add rooms) og veldu staðsetninguna.
    
   
   
4. Veljið nú fundartíma sem hentar öllum. Þegar þið finnið tíma sem hentar öllum og fundarherbergið er laust þá getið þið smellt beint í reitinn og þannig merkt tímann. Hægt er að breyta lengd fundar með því að smella á endann á bláa kassanum og draga. Einnig er hægt að gera það fyrir ofan í reitunum „Upphafstími“ (Start time) og „Lokatími“ (End time).
5. Smellið á „Senda“ (Send) þegar allt er tilbúið:
   
   

Hér að neðan er sýnt hvernig þú getur bókað herbergi og fólk á fund og verið viss um að allir séu lausir á sama tíma.

1. Stofnaðu viðburð
   
   
2. Best er að byrja á því að setja inn titil fyrir fundinn, fundarherbergi og tímasetningu til að miða við. Smelltu svo á „Dagskráaraðstoð“ (Scheduling Assistant) ofarlega til hægri:
   
   
3. Bættu við fundargestum og fundarherbergi með því að skrifa í reitina.
4. Þá áttu að geta séð hverjir eru uppteknir og á hvaða tíma á þessum degi. Smelltu á reit sem er hvítur alla leið frá vinstri til hægri til að velja tíma þar sem allir eru lausir.
5. Smelltu svo á "Viðburður" og kláraðu að setja upp fundinn

Þú getur bókað fund út frá pósti þar sem allir sem fengu póstinn fá fundarboð. Svona gerir þú það í Windows:

1. Í póstviðmótinu í Outlook í „Heim“ (Home) flipanum geturðu gert fundarboð út frá pósti, veldu póstinn og ýttu á „Fundur“ (Meeting):
   
   
2. Nú fara allir viðtakendur póstsins sjálfkrafa í fundarboðið, skoðið leiðbeiningar fyrir fundarbókun hér að ofan.

Þú getur bókað fund út frá pósti þar sem allir sem fengu póstinn fá fundarboð. Svona gerir þú það í vafra.

1. Veldu póstinn og smelltu á þrí-punktinn við hlið „Framsenda“ (Forward), farðu með músina yfir „Aðrar svaraðgerðir“ og smelltu á „Svara öllum með fundarboði“ (Reply all by meeting):
   
   
2. Nú fara allir viðtakendur póstsins sjálfkrafa í fundarboðið, skoðið leiðbeiningar fyrir fundarbókun hér að ofan.

Hér verður farið í hvernig hægt er að bæta Google dagbókinni inn í Outlook. Á sama máta er hægt að setja aðrar dagbækur inn, með því að finna iCal slóðina að viðkomandi dagbók og setja inn á sama hátt.

1. Opnaðu Google Calendar:
2. Þú smellir á punktana þrjá fyrir aftan dagbókina sem þú vilt flytja yfir í Outlook og velur „Settings and sharing“:
   
   
3. Farðu í „Integrate calendar“, hægri smelltu á slóðina undir „Secret address in iCal format“ og smelltu á „Copy“:
   
   
4. Opnaðu nú Outlook. Smelltu á „File“ flipann:
5. Smelltu á „Reikningsstillingar“ (Account settings) og svo aftur á „Reikningsstillingar“ (Account settings):
   
   
6. Nú opnast gluggi. Smelltu á „Internet Calendars“ og svo „New“:
7. Hér setur þú slóðina inn sem þú afritaðir í skrefi 3. Límdu slóðina inn hér með því að smella á Ctrl + v á lyklaborðinu (eða hægrismella í reitinn og velja „Paste“). Smelltu svo á „Add“:
   
   
8. Gefðu dagbókinni nafn í „Folder Name“ og ýttu á „OK“:
   
   
9. Þá er dagbókin komin inn. Dagbækurnar birtast hlið við hlið en ef þú vilt blanda þeim saman smellir þú á örina fyrir framan nafnið á dagbókinni:
   
   

Þetta er svo hægt að endurtaka fyrir allar þær dagbækur sem þú vilt fá inn í Outlook.

Til að tengja iCal dagatal, eins og google,  við Outlook í MacOS og iOS er best að gera það í vefviðmótinu. Sjá: "iCal (google) dagbók sett inn í Outlook á Vefnum"

Til að tengja iCal dagbók eins og Google við Outlook í Android þá er hægt að gera það í vafra fyrir hverja dagbók í einu eins og sýnt er að neðan ("iCal (google) dagbók sett inn í Outlook á Vefnum") og þannig bæta þeim við í öllum öðrum tækjum.

En einnig er hægt að bæta við Google reikningnum beint inn í Outlook í Android og þannig fá bæði aðgengi að gmail og Google calendar inn í Outlook.

Hér verður farið í hvernig hægt er að bæta Google dagbókinni inn í Outlook. Á sama máta er hægt að setja aðrar dagbækur inn, með því að finna iCal slóðina að viðkomandi dagbók og setja inn á sama hátt.

1. Opnaðu Google Calendar:
2. Þú smellir á punktana þrjá fyrir aftan dagbókina sem þú vilt flytja yfir í Outlook og velur „Settings and sharing“:
   
   
3. Farðu í „Integrate calendar“, hægrismelltu á slóðina undir „Secret address in iCal format“ og smelltu á „Copy“:
   
   
4. Opnaðu nú outlook.hi.is. Skráðu þig inn með HÍ netfangi og lykilorði.
5. Farðu í dagbókina með því að smella á dagbókaríkonið neðarlega til vinstri. Smelltu svo á „Add calendar“ („Bæta dagbók við“):
   
   
6. Hér skal gera eftirfarandi:
   • Límdu slóðina sem þú afritaðir úr Google dagatalinu í skrefi 3 inn í „Link to the calendar“ („Tengill í dagbók“).
   • Gefðu dagatalinu nafn í „Calendar name“ („Heiti dagbókar“).
   • Þú getur valið lit og tákn fyrir dagatalið.
   • Veldu undir hverju dagatalið birtist.
   • Smelltu að lokum á „Import“ þá ætti Google dagatalið að birtast í vafranum. Athugaðu þó að þú getur ekki bætt við nýjum viðburðum úr Outlook inn í Google dagatalið og dagatalið getur verið nokkuð lengi að samstillast: