Teams

Hægt er að spjalla við einn eða fleiri í Teams undir "Spjall" (Chat). Ef þegar er til hópur í kringum verkefnið sem spjalla á um eða ef senda á fyrirspurn á hóp sviðs eða deildar er betra að fara beint í spjall þess hóps undir „Teymi“ (Teams).

Til þess að stofna spjall þá þarf að smella á "Spjall" (Chat), næst er smellt á blað og blýants merkið og að lokum er bætt öllum við í spjallið:

Í spjallinu getur þú:

1. Gefið spjallinu nafn.
2. Deilt skjölum og séð skjöl sem hefur verið deilt í spjallið.
3. Bættu við flipa (viðbætur).
4. Bætt nýju fólki inn í spjallið.
5. Hafið myndsamtal.
6. Hringt.
7. Deilt skjánum þínum.
   
   

Teams er meðal annars notað sem fjarfundakerfi. Þar er hægt að eiga myndsamtöl við marga í einu, bæði við tilbúna hópa og utanaðkomandi aðila.

Til að bjóða fólki utan HÍ á fund þá þarf að skrifa fullt netfang viðkomandi og síðan samþykkja inngöngu í fundinn þegar hann hefst (Sjá skref 13-14):

Fyrst þarf að boða fundinn og það er hægt að gera bæði á Teams og gegnum fundarbókunarkerfið í Outlook. Hér er farið í hvernig á að bóka hann í Teams.

1. Smellið á „Dagbók“ (Calendar) og því næst á „Nýr fundur“ (New meeting) ef þið viljið bóka fund. Einnig getið þið farið í „Funda núna“ (Meet now) og boðið fólki beint inn á fundinn eftir að hann er hafinn. Ef smellt er á örina hjá „Nýr fundur“ (New meeting) þá má sjá tilbúin sniðmát fyrir fundi:
   
   
2. Þá fáið þið upp fundarboðsglugga.
   • Í „Bæta við titli" (Add title) gefið þið fundinum nafn.
   • Í „Bæta við áskildum þáttakendum" (Add required attendess) bætið þið inn nöfnum eða netföngum þeirra sem eiga að vera á fundinum.
   • Í „+Valfrjálst" (+Optional) bætið þið inn nöfnum eða netföngum þeirra sem mega einnig vera á fundinum.
   • Veljið dagsetningu og tíma funds, þið getið farið í „Aðstoð við áætlanagerð" (Scheduling Assistant) flipann í efstu línu ef þið viljið sjá hvenær allir eru uppteknir.
   • Breytið "Endurtekur sig ekki" (Does not repeat) ef þið viljið endurtekna fundi.
   • Ef bjóða á fólki af ákveðinni Teams rás á fundinn er hægt að velja allan hópinn í einu lagi undir „Bæta við rás" (Add channel). Þá fer fundarboðið inn á rásina en einnig sem tölvupóstur og birtist í dagbók allra í þessum hóp.
   • Ef þið ætlið að halda fundinn í fundarherbergi veljið þá herbergið í „Bæta staðsetningu við" (Add location). Ef þetta á bara að vera fjarfundur úr ykkar tölvu er það óþarfi og þarf þá aðeins að vera hakað við „Online meeting".
   • Setjið betri lýsingu á fundinum í „Type details for this new meeting" ef þörf er á.
   • Hakið við "Taka upp sjálkrafa" ef þið viljið eiga upptöku af fundinum.
   • Þegar búið er að setja upp fundinn skal velja „Vista" (Save). 
     
     
3. Undir Valkostir (Options) → Fleiri valkostir (More options) má finna alskonar stillingar fyrir fundinn:
   
   
4. Í „Aðstoð við áætlanagerð" (Scheduling Assistant) geturðu þú séð hvenær fundarmeðlimir og fundarherbergi eru laus. Bættu fólki eða fundarrými við undir „Allir þáttakendur" (All attendees) ef þú varst ekki búin að því í fyrra skrefi. Veldu tíma sem hentar öllum, þú getur dregið stikuna til að breyta tímanum og víkkað hana til að lengja fundartímann:
   
   
    
5. Til að bjóða fólki innan HÍ skrifaðu nafn þeirra eða netfang og viðkomandi ætti að birtast upp í felliglugganum, veldu viðkomandi. Fyrir fólk utan HÍ skrifaðu fullt netfang viðkomandi og veldu það:
   
   
    
6. Hér sést hvernig fundarboðið birtist á rásinni. Ef engin rás var valin birtist þetta í tölvupósti (skref 11) og dagbók. Þið smellið á „Tenjast" (Join) til að taka þátt í fundinum:
   
   
    
7. Þá veljið þið „Tengjast núna“ (Join now) til að opna fundinn:
   
   
    
8. Þá birtist fundarglugginn. Það birtist myndband af þér niðri í hægra horninu og aðrir fundargestir raðast á skjáinn:
   
9. Á meðan á fundinum stendur fáið þið upp ýmsa möguleika:
   • Spjall (Chat): Þið getið skrifað skilaboð og einnig birtist skrá yfir hvað gerðist, ef einhver skráði sig á eða af fundinum, bætti við skjali eða upptöku.
   • Fólk (People): Getur séð hverjir eru á fundinum, hverjum var boðið og boðið fleirum.
   • Rétta upp (Raise): Réttu höndina upp ef þú ert með punkt eða spurningu.
   • Bregðast við (React): Bregðast við með táknum (emoji).
   • Skoða (View): Breyttu útlitinu á fundinum. Einnig getur þú slökkt á myndbandinu hjá hinum meðlimunum, þú heyrir þá áfram í þeim en sérð þá ekki.
   • Herbergi (Rooms): Aðskildu fólk í "herbergi".
   • Forrit (Apps): Bættu við viðbætur (apps) (mögulega virkar þetta ekki).
   • Mydavél (Camera): Þú getur slökkt á myndavélinni þinni ef þú vilt ekki vera lengur í mynd, fólk heyrir í þér áfram en sér þig ekki.
   • Hljóðnemi (Mic): Þú getur slökkt á hljóðnemanum þínum, fólk sér þig ennþá en heyrir ekki í þér.
   • Deila (Share): Þú getur deilt skjánum þínum með hinum, skjáborðinu eða ákveðnum glugga á tölvunni.
   • Hætta (Leave): Þú getur yfirgefið fundinn eða lokið honum með því að smella á örina.
     
     
10. Undir „Meira“ (More) eru fleiri valmöguleikar:
    • Taka upp og umrita (Record and transcribe): Þú getur tekið upp fundinn, aðrir meðlimir fá þá upp borða um að verið sé að taka þá upp og að þátttaka á fundinum sé samþykki fyrir upptökunni. Til að hætta að taka upp smellirðu aftur á sama stað. Upptakan er vistuð í OneDrive undir recordings eða í teyminu ef rás (channel) var valinn í fundarboðinu.
    • Fundarupplýsingar (Meeting info): Almennar upplýsingar um fundinn.
    • Brellur og notandamyndir (Effects and avatars): Þú getur gert bakgrunninn óskýran ef það er mikið að gerast í kringum þig eða eitthvað sem þú vilt ekki að aðrir sjái.
    • Tungumál og tal (Language and speech): Hér getið þið kveikt á sjálfvirkum texta, því miður er þetta ekki í boði á Íslensku.
    • Stillingar (Settings): Hér er að finna allskonar stillingar fyrir fundinn.
    • Hringdu í mig (Call me): Hringdu í þig og notaðu símann sem hljóðnema.
    • Hjálp (Help): Hér er hægt að finna allskonar upplýsingar fyrir Teams frá Microsoft.
11. Í fundarboðinu sem kemur í tölvupósti fær viðtakandi möguleika á að svara fundarboðinu með „Já“ (Yes), „kannski“ (maybe) eða „Nei“ (No) og setja inn skilaboð til þess sem boðar fundinn. Þá hverfur pósturinn og fundurinn birtist í dagbókinni. Ef viðtakandi var ekki búinn að svara boðinu getur hann/hún smellt á tengilinn í póstinum „Smelltu hér til að tengjast fundinum“ (Click here to the meeting) en annars í dagbókinni:
    
    
12. Þá birtist gluggi þar sem þú getur valið hvort þú viljir niðurhala Teams appinu eða nota Teams á vefnum. Ef valið er að niðurhala forritinu, sem er gott að gera ef það mun verða notað reglulega, þarf að fara í gegnum venjulegt uppsetningarferli í tölvunni:
    
    
     
13. Aðilar utan HÍ fá upp glugga þar sem þeir þurfa að slá inn nafnið sitt og smella á „Tengjast núna“ (Join now):
    
    
     
14. Þá fær fundarstjórnandi boð um að einhver bíði samþykkis. Smelltu á „Admit“ ef þú vilt hleypa viðkomandi inn á fundinn:
    

Að lokum má benda á vef með leiðbeiningum og kennslumyndböndum um fjarfundi í Teams á heimasíðu Microsoft

1. Til að hringja í Teams byrjar þú á því að velja hnappinn Símtöl. Þar efst til hægri sérð þú Hraðval.  Hér getur þú valið Tengiliði, Talhólf (ef þú hefur útbúið svoleiðis) og séð Ferilinn(history):
   • Hraðval: Þú getur auðveldlega bætt við notendum í Hraðvalið með því að smella á plúsinn efst til hægri í hraðvalshlutanum.
   • Ferill: Í Ferlinum sérðu símhringingar sögu þína. Þú getur notað síurnar efst til að flokka þær niður eftir t.d. ósvöruð símtöl, talhólf o.s.frv.
   • Tengiliðir: Efst til vinstri getur þú valið flipann Tengiliðir. Þar finnur þú alla þá tengiliði sem þú hefur bætt í tengiliðalistann þinn. Einnig tengiliðum sem þú hefur bætt við annarsstaðar í Office eins og t.d. Outlook.
   
2. Ef þú þarft að hringja beint í símanúmer þá slærðu inn númerið sem þú vilt hringja í og smellir á "Hringja" (Call) hnappinn. Ef þú ert að hringja innan Háskólans þá slærðu inn öftustu fjóra í númerinu t.d. 4222 til að hringja í 525-4222. Númerið þitt er að finna neðst í þessum hluta.
   
3. Ef deildin þín hefur sett upp hringi biðröð (call queue) fyrir sameiginlegt símanúmer þá ferðu í valmyndina þína í hægra horninu velur Stillingar (Settings) → Símtöl (Calls) → Velur sameiginlega símanúmerið og hakar við móttöku úr biðröðinni. Einnig eru aðrar stillingar í Stillingar (Settings) → Símtöl (Calls) sem þú getur breytt svo sem símhringing, símsvörun og fleira. Gott er að lesa vel yfir það ef þú vilt breyta einhverju.
   
    
4. Ef ekkert heyrist í þér eða þú ekki í öðrum þá skaltu kanna hvort að tækin séu tengd og prufa að velja "Hringja prufusímtal" (Make a test call), þetta er gert í Stillingar (Settings) → Tæki (Devices). Ef það kemur upp villa skaltu prufa að breyta um Hátalara ef þú heyrir ekki í neinum eða Hljóðnema ef ekkert heyrist í þér.
   

Hér er talað um hvernig símtalsflutningur fer fram í Teams símkerfinu.

1. Þú getur flutt símtalið beint án frekara samráðs með því að fara í "Flytja" (Transfer). Ef þú vilt spjalla við viðkomandi áður en þú flytur símtalið yfir veldu "Hafa samráð og flytja svo" (Consult then transfer), þá fer hringjandi á bið á meðan:
   
2. Þú finnur þann sem þú vilt gefa símtalið á með því að slá inn nafn eða símanúmer viðkomandi og velja "Flytja" (Transfer) eða "Spjall" (Chat):
   
   

Hægt er að taka upp sérsniðna talhólfs kveðju í Teams. Athugið að HÍ er með sjálfgefna kveðju á íslensku sem starfsfólk getur ekki sjálft tekið út og Teams spilar kveðju á ensku sem ekki er hægt að taka út. Við mælum með að sem flestir noti Háskólatalhólfskveðjuna en ef nauðsynlegt þykir að hafa aðra kveðju á íslensku getið þið fylgt þessum leiðbeiningum. Kveðjan ykkar kemur þá á milli sjálfgefnu íslensku kveðjunnar og ensku kveðjunnar. Þið getið sent póst á help@hi.is ef þið viljið láta taka sjálfgefnu íslensku kveðjuna út en því miður er það ekki hægt eins og er með ensku kveðjuna. 

1. Smellið á þrípunktinn (...) uppi í hægra horninu í Teams og veljið "Stillingar" (Settings).
2. Veljið "Símtöl" (Calls) á vinstri valmynd og staðsetjið dálkinn "stjórna talhólfskilaboðum" (Manage voicemail.
3. Áður en skilaboðin eru tekin upp þá skal velja eftirfarandi stillingar
   • Sérsníðin kveðja: Hér birtist komma (,) sjálkrafa. Það er ekki æskilegt að taka hana út nema ef viðkomandi vill að nafnið sitt sé lesið upp á bjagaðri ensku.
   • 
4. Nú er komið að því að taka upp skilaboð. Smellið á "Taka upp kveðju" (Record custom greeting). Það spilast rödd sem leiðbeinir ykkur í gegnum ferlið:
   
   
5. Smellið á 1 til þess að taka upp almenn skilaboð. Ef smellt er á 2 þá eru tekin upp skilaboð sem spilast þegar viðkomandi er merktur fjarverandi (Out of office) í Teams/outlook.
   
   
6. Smellið nú á 1 til að taka upp skilaboð og smellið á # að upptöku lokinni
7. Ef skilaboðin hafa heppnast má smella á 1. Ef upptakan heppnaðist ekki má smella á 2 til að taka skilaboðin aftur upp
8. Að lokum er smellt á stjörnu til að hætta

Hægt er að áframsenda öll símtöl sjálkrafa eða stilla "Fjarverandi" (Out of Office) stillingar í teams.

• Svona lætur þú áframsenda símtöl sjálkrafa. Smellið á þrí-punktana, veljið Stillingar (Settings) → Símtöl (Calls). Hér sjáið þið valmöguleika:
  • Flytja öll símtöl: Þetta leyfir þér að flytja öll símtöl á annan einstakling, númer eða í talhólfið.
  • Þegar þú færð símtal: Þetta lætur símtalið berast í annað númer á sama tíma.
  • Þegar þú getur ekki svarað símtali: Þú getur sett upp tímatakmark áður en símtalið verður sjálkrafa áframsent annað.
    
    

1. Svona setur þú upp sjálfvirkt svar. Opnaðu stillingarnar og undir "Almennt" (General) staðsetur þú "Fjarverandi" (Out of office) og velur "Tímasetja" (Schedule):
   
   
2. Í þessari valmynd getur þú stillt sjálfvirkt svar með möguleikanum á að hafa það virkt á ákveðnum dögum. Slökkt er á þessari stillingu á sama stað: 
   
   

Nú geta kennarar búið til Teams fjarfundi fyrir námskeiðin sín á mjög einfaldan hátt. Þannig geta þeir boðað alla nemendur, ákveðna hópa af nemendum og jafnvel bara kennara á hverju námskeiði á fjarfund í tveim skrefum.
Hægt er að sjá hvernig Teams fundur er stofnaður í gegnum Canvas á leiðbeiningarsíðu Kennslusviðs.

1. Smelltu á Teams táknið við námskeiðið á forsíðu Uglunnar:
   
   
    
2. Þá opnast þetta form þar sem þú ákveður titil, hvenær fundurinn er og hverjir eiga að fá fundarboð. Smellið því næst á „Senda fundarboð“:
   
   
    
3. Þeir sem boðaðir eru á fundinn fá tölvupóst með tengli á fjarfundinn. Viðkomandi getur einnig svarað því hvort hann komist á fundinn eða ekki. Allir sem boðaðir eru á fund sjá hann einnig í Office dagbókinni sinni og þar er einnig tengill á fjarfundinn.

Upptökur sem eru gerðar í Teams vistast í OneDrive hjá fundaraðilanum undir "Upptökur" (Recordings). Ef rás (channel) var valin í fundarboðinu þá vistast upptakan í SharePoint geymslu hópsins.

1. Upptökurnar í hópnum má finna undir Files → Documents → General → Recordings:
   
   
2. Til að deila upptökunni þá þarf að hægri smella á hana eða haka við hana og smella á þrí-punktinn. Þú getur valið á milli að deila (share) upptökunni með viðtakanda eða að afrita hlekk á upptökuna. Ef þú vilt hlaða henni upp á Canvas þá velur þú "Download":
   
   
3. Þegar eintak af upptökunni er til á tölvunni (í "Niðurhal" (Download) möppuna ef þú valdir download) þá er hægt að hlaða hana inn á Panopto með því að opna námskeiðið, velja Panopto flipan og smella á +Create → Upload media.
   
   
4. Nú þarf eingöngu að velja myndbandið og klára að hlaða það upp áður en gluggin er lokaður:
   
   

Það eru nokkrar leiðir til að stilla hvenær og hvert þú færð tilkynningar frá hópum í Teams. Hér er sýnt hvernig þú stillir tilkynningar almennt og svo hvernig þú stillir tilkynningar frá einstökum rásum í hópum..

Tilkynningar almennt

1. Smelltu á þrí-punktinn efst í hægra horni og veldu „Stillingar“:
2. Hér eru tveir möguleikar sem snúa að tilkynningum
   • Sýna í Virkni: Þú færð tilkynningu undir "Aðgerðir" (Activity).
   • Borði: Þú færð tilkynningu sem borða (popup) í tölvunni.
   • Slökkt: Færð enga tilkynningu.
   • Tölvupóstar um aðgerðir sem þú misstir af: Hér getur þú valið að fá tölvupóst ef það eru einhverjar tilkynningar sem þú hefur misst af.
     
     

Tilkynningar frá rásum

1. Smelltu á punktana þrjá hjá þeirri rás sem þú vilt stilla tilkynningar fyrir og smelltu á „Tilkynningar fyrir rás“:
   
   
    
2. Veljið hér hvar og hvernig þið viljið fá tilkynningar fyrir rásina.
   • Allar nýjar færslur: Þegar einhver byrjar á nýrri umræðu (færslu) þá getur þú valið að fá tilkynningu.
   • Hafa öll svör með: Hakaðu hér ef þú vilt einnig fá tilkynningar við ný svör í færsluna.
   • Ummæli á rásum: Hér er átt við þegar einhver merkir þig eða rásina alla (eða hópinn) með @ merki að þá getur þú valið hér hvort og hvernig þú færð tilkynningu.
     
     
      

Hægt er að láta Teams spila hringingu á hátalara og heyrnatóli á sama tíma.

1. Smellið á þrí-punktinn (...) efst í hægra horni í Teams.
2. Veljið "Stillingar" (Settings).
3. Næst skal velja "Tæki" (Devices) á vinstri valmynd.
4. Staðsetjið "Önnur hringing" (secondary ringer) neðar í valmyndinni. Hljóðtækið sem er valið hér mun aðeins spila hringingu:
   
   

Undir "Teymi" (Teams) flipanum í Teams er að finna það svæði sem hver og einn hópur á.

Möguleikarnir eru (sjá númer á mynd):

1. Vinstra megin undir „Hóparnir þínir“ (Your teams) er að finna þá hópa sem þú ert í og undir hverjum hóp er ein „Almennt“ (General) rás og svo þær rásir sem búnar hafa verið til af meðlimum hópsins.
2. Í „Færslur“ (Posts) flipanum er spjallborð rásarinnar. Spjallið er byggt upp af þráðum svo hvert umræðuefni eða fyrirspurn í hópinn fær sinn þráð.
3. Undir „Files“ er að finna þau skjöl sem deilt hefur verið á rásina.
4. „To do“ hefur verið bætt inn á þessari rás sem er tenging við planner og heldur utan um verkefni sem er í vinnslu.
5. Í „Staff Notebook“ er hægt að bæta inn OneNote til að setja inn punkta og fleira.
6. „+“ leyfir þér að bæta inn fleiri flipum, skjölum og tengingum við ýmiss öpp.
   
   

Undir punktunum þremur aftan við hvern hóp í hópalistanum er að finna ýmsar stillingar fyrir hópinn:

1. Ýttu á „Fela“ (Hide) ef þú vilt fela hópinn. Þú finnur hann aftur neðst í Hópalistanum undir „Faldir hópar“ (Hidden teams).
2. Í „Stjórna hópi“ (Manage team) geturðu séð og bætt við fólki í hópinn (Members), séð lista yfir og bætt við rásum (Channels) í hópinn og bætt inn öppum (Apps). Ef þú ert eigandi (Owner) af hópnum sérðu líka fólk sem er að biðja um aðgang að hópnum (Pending requests) og þú getur breytt ýmsum stillingum fyrir hópinn og hvaða aðgang meðlimir hafa.
3. „Bæta við aðila“ (Add member) leyfir þér að bæta fleirum í hópinn.
4. „Bæta við rás“ (Add channel) leyfir þér að bæta við nýrri rás undir hópinn.
5. Veldu „Fá tengil fyrir hóp“ (Get link to team) ef þig vantar hlekk á hópinn.
6. „Hætta í hópi“ (Leave the team) ef þú vilt hætta í þessum hóp.
7. Veldu „Stjórna merkjum“ (Manage tags) ef þú vilt stofna merki sem lætur ákveðna aðila fá sjálfkrafa tilkynningu þegar þú setur @[merki]
8. Ef þú ert eigandi hópsins þá getur þú eytt hópnum með „Eyða hópi“ (Delete team).
   
   
    

Undir punktunum þremur hægra megin við flipana í hópnum er einnig að finna nokkra möguleika:

1. Sjá nýjustu þráði efts eða neðst á skjánum.
2. Ýttu á „Tylkinningar fyrir rás“ (Channel notifications) til þess að stilla hvaða tilkynningar þú færð.
3. Smelltu á „Festa“ (Pin) til þess að festa rásina (channel) efst í hópayfirlitinu.
4. Í „Stjórna rás“ (Manage channel) getur þú stillt hverjir geta búið til innlegg í hópnum og fengið almenna tölfræði um hópinn.
5. Smelltu á „Ná í netfang“ (Get email address) til að nálgast netfangið fyrir rásina.
6. Veldu „Ná í tengil á rás“ (Get link to channel) ef þig vantar hlekk á rásina.
7. Veldu „Verkflæði“ (Connectors) til að tengja öpp við rásina.
   
   

Svona eru hópar búnir til. Þessar leiðbeiningar eru fyrir Teams en hægt er að stofna hópa á fleiri stöðum en við mælum með þessari leið.

1. Opnaðu Teams (forrit eða í vafra)
2. Smelltu á Stofna Teymi og fylltu út reitina:
   • Titill er nafnið á hópnum. Athugið að hafa titilinn skýran og lýsandi því allir í HÍ munu geta séð þetta nafn (þó þeir hafi ekki aðgang að hópnum).
   • Tegund getur annað hvort verið Teymi Gestir - HI eða Teymi Innri - HI, veldu það sem við á:
     • Teymi Gestir - HI velurðu ef þú þarft að geta boðið utanaðkomandi gestum í teymið sem ekki eru í Menntaskýinu
     • Teymi Innri - HI velurðu ef þú vilt ekki að utanaðkomandi gestum geti verið boðið í teymið, t.d. af öryggisástæðum
   • ​Lýsing: Settu hér inn lýsingu á hópnum. Gott er að hafa hana skýra svo notendur átti sig á tilgangi þessa hóps.
   • Hafðu hakað í „Virkja Teams“ nema þú viljir ekki að teymið stofnist einnig í Teams.
   • Smelltu á „Stofna“ til að stofna teymið, það getur tekið nokkrar mínútur að stofnast.
     
     
3. Þá ættirðu að sjá nýja teymið þitt undir Teymi á Teams en það getur tekið nokkra mínútur áður en hópurinn birtist í valinu.
4. Ef bæta á aðilum utan HÍ við hópinn (og hópurinn er stofnaður sem "Gestir") þá þarf að slá inn fullt netfang aðilans. Stundum þarf að opna https://myaccount.microsoft.com/groups og bæta við ytri notendum þar.

Eigendur hópa hafa aðgang að ýmsum stjórntækjum fyrir hópana. Opnaðu Teams og undir „Teymi“ skaltu smella á punktana þrjá við þann hóp sem þú vilt eiga við. Smelltu á „Stjórna hópi“ (Manage team). Hér að neðan útskýrum við lauslega hvað er að finna undir hvorum lið:

• Meðlimir (Members): Hér getur þú séð hverjir hafa aðgang að hópnum. Breytt hlutverki þeirra sem hafa aðgang. Bætt við og eytt meðlimum.
  • Bættu við aðila með því að smella á „Bæta við aðila“ (Add member)
  • Fjarlægðu aðila með því að smella á X fyrir aftan aðilann.
  • Breyttu um hlutverk hjá aðila með því að smella á það.
  • Ef bæta á aðilum utan HÍ við hópinn (og hópurinn er stofnaður sem "Gestir") þá þarf að slá inn fullt netfang aðilans. Stundum þarf að opna https://myaccount.microsoft.com/groups og bæta við ytri notendum þar.
    
    
• Beiðnir í bið (Pending requests): Hér er listi yfir þá sem hafa sótt um aðgang með því að smella á hlekkinn fyrir teymið. Hér getur þú samþykkt þau í hópinn eða neitað þeim um aðgang.
• Rásir (Channels): Hver hópur er alltaf með eina sjálfgefna rás sem heitir „Almennt“. Hér er hægt að bæta við fleiri rásum og stilla þær sem fyrir eru.
• Stillingar: 
  • Heiti hóps: Hér getur þú breytt nafni hópsins. Smelltu á breyta.
  • Lás/Persónuvernd: Hér er stillt hvort eigendur geti bætt við notendum í hópin eða hvort hópurinn sé opin öllum innan Háskólans.
  • Hópmynd: Hér getið þið sett inn eða breytt táknmynd (notandamynd) fyrir hópinn.
  • Þátttakendaheimildir (Member permissions): Hér stillið þið hvaða hlutverk gefur hvaða aðgang. Á t.d. venjulegur meðlimur að geta eytt skilaboðunum sínum?
  • Gestaheimildir (Guest permissions): Gestir eru þeir sem eru hluti af hóppnum en eru ekki með HÍ netfang. Hér eru nokkrar stillingar fyrir gestina.
  • @merkingar (@mentions): Hægt er að merkja alla í hópnum eins og t.d. með því að skrifa @team og svo skilaboð. Þá fá allir tilkynningu um ný skilaboð sem eru í hópnum. Hér eru stillingar hvort leyfa eigi meðlimum að gera þetta fyrir allan hópinn eða einstaka rásir.
  • Kóði hóps (Team code): Hér er hægt að nálgast kóða fyrir hópinn sem hægt er að senda á notendur og þá fá þeir beinan aðgang í hópinn. Þá þarf ekki að samþykkja aðgangsbeiðnir heldur fara þeir beint inn í hópinn smelli þeir á kóðann. Þetta virkar ekki fyrir notendur utan HÍ.
  • Skemmtilegt efni (Fun stuff): Hér eru stillingar um hvort leyfa eigi GIF myndir, emoji, meme ofl. Oftast er þetta allt leyft til að hafa hópana skemmtilega.
    
    
• Greining (Analytics): Hér er að finna ýmsa tölfræði fyrir notkun á hópnum.
• Forrit (Apps): Hér er yfirlit yfir þau forrit sem hópurinn getur nýtt sér. Hægt er að bæta við fleiri forritum og eyða þeim sem fyrir eru.

Það er hægt að sjá öll skjöl hópa sem þú hefur aðgang að í tölvunni þinni í skrárvafranum. Hér að neðan er sýnt hvernig þú gerir þessi skjöl sýnileg. Athugið að þú verður að hafa OneDrive uppsett á vélinni til að geta fylgt þessum leiðbeiningum. Einnig er hægt að fylgja þessum leiðbeiningum í gegnum teams.hi.is ef þú ert ekki með teams uppsett á tölvunni.

1. Farðu inn í Teams og veldu hóp sem inniheldur skjölin sem þú vilt hafa á tölvunni.
2. Smelltu á Files. Ef þú vilt fá öll skjöl sem tilheyra hópnum í staðinn fyrir þessa einu rás smelltu þá á „Documents >“.
3. Að lokum smellir þú á „Sync“.
   
   
4. Þú finnur skjöl hópsins nú í Windows undir „Menntaský“. Þar birtast allir þeir hópar sem þú hefur valið að tengja við tölvuna, í MacOS sést hópurinn í OneDrive möppunni.
   
   

Sjálfgefið er að þú sérð öll þau skjöl sem eru í hópunum en þau eru þó ekki geymd á tölvunni þinni nema þú biðjir um það. Það gerir þú með því að hægrismella á viðkomandi hóp (eða möppu(r) og skjöl inn í þeim hóp) og velur „Geyma alltaf í þessu tæki“ (Always keep on this device).

Til þess að hætta að sjá skjölin þá gerir þú eftirfarandi

1. Smelltu á Onedrive á verkstikunni
2. Smelltu á tannhjólið og „Stillingar“ (Settings)
   
   
3. Að lokum velur þú „Reikningur“ (Accounts) og „Hætta að samstilla“ (Stop sync).