Þjónustumiðja - Efnisstefna

Þjónustumiðjan er upplýsingavefur þar sem notendur munu geta nálgast allar þjónustur og upplýsingar um þjónustu sem veitt er hjá HÍ.

Gott aðgengi að efni vefsíðu og framsetning efnis er lykilatriði fyrir notendur og því eru aðgengismál efst á lista hi.is við alla uppsetningu og framsetningu. Nánar um vef- og aðgengisstefnu hi.is.

Grundvallarreglur efnis á Þjónustumiðju HÍ

Settu þig í spor notenda. Hvað er notandinn að koma til að gera? Reyndu að svara því strax. Hugsaðu þjónustuna út frá þörfum nýnema og/eða nýs starfsfólks því ef þú leysir þarfir þeirra á notendamiðaðan hátt leysast þarfir annarra hópa líka.

Helstu notendahópar þjónustumiðju HÍ eru:

Nemendur HÍ

  • Nýnemar
  • Grunnnemar
  • Meistaranemar
  • Doktorsnemar
  • Skiptinemar

Starfsfólk HÍ

  • Akademískt starfsfólk svo sem aðjunktar, lektorar, prófessorar og stunda- og gestakennarar.
  • Starfsfólk sameiginlegrar stjórnsýslu
  • Nýtt starfsfólk bæði akademískt og úr stjórnsýslu

Ytri aðilar

  • Stjórnsýsla
  • Atvinnulíf
  • Félagasamtök

Byggðu efnið þitt upp út frá þörfum notandans. Settu leiðbeiningar og svör fram fyrir notendur, ekki þann sem veitir þjónustuna*.

Hver síða þarf að leysa eina þörf eða endurspegla eina þjónustu.

Algengast að notendur séu að klára ákveðna aðgerð til dæmis:

  • sækja um vottorð
  • skrá veikindi
  • leita að upplýsingum um próf
  • skoða reglur um rannsóknir
  • finna styrki
  • skoða leiðbeiningar

*Ekki á að endurspegla verkferla eða verklagsreglur starfsfólks sem veitir þjónustu heldur eininungi svara notanda um hvað hann þarf að gera til þess að fá úrlausn sinna mála.

Settu texta upp í sem stystu máli. Mundu að stór hluti notenda vill stuttan og hnitmiðaðan texta sem hentar lestri á snjalltækjum.

Hafðu í huga:

  • Nauðsynlegar upplýsingar efst á síðu (Svar við því sem notandi er að leita að).
  • Útskýringar skref fyrir skref í skotlista (bullets) ef við á eða 1.,2.,3. ef aðgerð í línulegri röð.
  • Skrá allar mögulegar spurningar sem þér dettur í hug að notendur myndu leita eftir neðst á síðu.

Athugið að ekkert takmark er á algengum spurningum, miðaðu við fleiri hnitmiðaðar spurningar frekar en færri. Það er svo alltaf hægt að bæta við spurningum seinna meir.

Þumalputtareglan er að 80% af notendum þurfa sömu 20% af upplýsingunum. Nauðsynlegt er að komast að því hvaða 20% þetta eru og sníða efnið út frá því.

  • Er markmiðið með síðunni vel skilgreint og skýrt?
  • Eru aðeins viðeigandi og gagnlegar upplýsingar á síðunni?
  • Er fyrirsögnin lýsandi fyrir þjónustuna?
  • Ertu að setja frá þjónustunni í eins fáum orðum og mögulegt er? Reyndu að skrifa setningar með 20 eða færri orðum.
  • Ertu að brjóta upp langar málsgreinar til að auðvelda fólki að skanna efnið og nota skotlista (e. bulletlist) þegar það á við? Ef textinn verður að vera í lengra lagi, ertu að brjóta hann upp með millifyrirsögnum?
  • Erut að svara af hverju þessi þjónusta er til staðar, hvað þessi þjónusta gerir áður en þú útskýrir hvernig fólk sækir þjónustuna? (e. why before the how?)
  • Ertu að skrifa læsilegan, almennan texta og forðast sértæk fagorð (e. jargon)?
  • Er textinn kynhlutlaus, þ.e. er textinn skrifaður út frá öllum kynjum? Dæmi: Þau í stað þeir, öll í stað allir og starfsfólk í stað starfsmenn.
  • Ertu að huga að leitarvélabestun (e. SEO) með því að skrifa um þjónustuna og heitið á henni á mismunandi hátt? Það er formlega heitið og það sem fólk kallar þjónustuna á gögnum skólans? Dæmi: Brautskráning og útskrift. Stigakerfi og punktakerfi.
  • Er allt ítarefni sem á við innihald síðunnar undir Tengt efni hægra megin við meginmálið?
  • Eru upplýsingar um hvert á að sækja þjónustuna og afgreiðslutíma ásamt tengiliðaupplýsingum réttar?

Tilgangur efnisstefnu þjónustumiðjunnar er að tryggja að allir sem koma að efnisvinnu fyrir þjónustumiðju vinni í takt til að hámarka gæði efnis fyrir notendur vefsins.

Af hverju þjónustumiðjan?

Þjónustumiðjan hefur átt sér langan aðdraganda og er aðeins einn liður í stærra verkefni í að auðvelda fólki að nálgast þjónustu háskólans á einum stað. Hlutverk þjónustumiðjunnar er jafnframt að bregðast við upplýsingaóreiðunni sem hefur skapast innan stækkandi menntastofnunar. Rannsóknir meðal nemenda og starfsfólk háskólans hafa sýnt fram á að ákallið eftir einföldun á þjónustu háskólans sé sterkt. Má þar til dæmis nefna verkefni nemenda frá vormisseri 2021 þar sem reynt var að kortleggja efni fyrir kennara Háskóla Íslands.

Vegferð þjónustumiðjunnar mætti líkja við island.is þar sem unnið er að því að sameina ýmsar opinberar stofnanir á einum stað. En okkar hlutverk er að sameina hin ýmsu svið og stofnanir háskólans á einum stað.