Það er gott að geta séð, þegar þú bókar fund, hverjir eru lausir á hvaða tíma og hvaða fundarherbergi eru laus á þeim tíma. Hér að neðan er sýnt hvernig þú getur nýtt þér tímasetningarráðgjafann (e. Scheduling Assistant) í Outlook.
Windows
- Smellið á „Nýr fundur“ (New Meeting) og veljið flipan „Dagskráraðstoð“ (Scheduling Assistant):
- Byrjum á því að bæta við fundargestum. Skrifið netfang þeirra í nafnareitinn.
Ef smellt er á „Bæta við þátttakendum“ (Add Attendees) þá er hægt að leita með nafni eða netfangi viðkomandi:- Hægt er að fletta á milli „Tengiliðaskrá“ (Address Book) ef fleiri en ein er til staðar.
- Veljið fundargest og smellið svo á „Nauðsynlegt“ (Required) ef viðkomandi verður að vera á fundinum eða „Valfrjálst (Optional)“ ef viðkomandi hefur val um hvort hann mæti eða ekki.
- Þegar búið er að setja alla inn sem eiga að vera á fundinum. Þá er smellt á „Í lagi“ (OK):
- Bætið við fundarherbergi. Smellið á „Herbergjaleit“ (Room finder) eða smellið á „Bæta við herbergjum“ (Add rooms) og veljið staðsetninguna:
- Veljið nú fundartíma sem hentar öllum. Þegar þið finnið tíma sem hentar öllum og fundarherbergið er laust þá getið þið smellt beint í reitinn og þannig merkt tímann. Hægt er að breyta lengd fundar með því að smella á endann á bláa kassanum og draga. Einnig er hægt að gera það fyrir ofan í reitunum „Upphafstími“ (Start time) og „Lokatími“ (End time).
- Smellið á „Senda“ (Send) þegar allt er tilbúið:
Vefur
- Stofnið viðburð á outlook.hi.is:
- Best er að byrja á því að setja inn titil fyrir fundinn, fundarherbergi og tímasetningu til að miða við. Smellið svo á „Dagskráaraðstoð“ (Scheduling Assistant) ofarlega til hægri:
- Bætið við fundargestum og fundarherbergi með því að skrifa í reitina.
- Þá sést hverjir eru uppteknir og á hvaða tímum á þessum degi. Smellið á reit sem er hvítur alla leið frá vinstri til hægri til að velja tíma þar sem allir eru lausir.
- Smellið svo á "Viðburður" og klárið að setja upp fundinn.
Frekari upplýsingar og aðstoð
Tölvuþjónustan Háskólatorgi
mán-fim 08:30-16:00
fös 08:30-15:00
hjalp@hi.is
525-4222